初対面のオンライン商談で距離を詰めるコツとは

新型コロナウイルス（COVID-19）の影響をきっかけに、オンライン商談を実施する企業が大きく増加しました。現在もその流れは定着し、多くの企業が日常的にオンラインでの商談を行っています。

オンライン商談は、移動時間を削減できるため、1人当たりの1日の商談件数を増やすことができます。
また、商談相手の負担を減らせるため、アポイントを取りやすいというメリットも得られます。しかし、顧客との距離がなかなか埋まらず成約に至らないと悩む企業も多いです。

そこで、本記事ではオンライン商談で顧客と距離を詰めるコツを紹介します。

オンライン商談で顧客と距離を詰める前に準備するべきこと

オンライン商談は、通常の訪問営業と比較して「細かいニュアンスが伝わりにくい」「反応がわかりにくい」「ボディランゲージが確認しづらい」というデメリットがあります。

さらに、タイムラグの発生などインフラ面での問題が起きてしまうこともあります。このような事態が積み重なってしまうと、コミュニケーションが取りづらくなり、顧客と距離が生じてしまいます。

では、顧客と距離を詰めるためには、どのようなことをすればよいのでしょうか？まずは、営業をする前に以下の事前準備をしましょう。入念な事前準備をしておくことで、安心してオンライン商談が行うことができます。

オンライン会議ツールの使用方法について事前準備する

オンライン商談を成功させるためには、使用するオンライン会議ツールの操作方法を事前に確認しておくことが大切です。ツールの不具合や操作ミスが発生すると、スムーズな商談が難しくなり、相手に不安を与えてしまいます。特に、商談相手がツールの使用に慣れていない場合もあるため、事前にサポートできる準備を整えておきましょう。

ミーティング前に確認しておくべきポイントは、

1.　マイクとスピーカーの音声テストをする。
音声が聞こえない、または雑音が入ると、スムーズな会話ができず、相手にストレスを与えてしまいます。マイクとスピーカーの設定を確認し、実際に音声を発してテストしましょう。ヘッドセットを使うと、クリアな音声で話せるためおすすめです。

2.　画面共有の手順を確認する。
画面共有に手間取ると、商談の流れが途切れ、相手にプロフェッショナルな印象を与えにくくなります。資料をスムーズに表示できるように、実際に画面共有の操作を試しておきましょう。不要な通知が表示されないよう、事前にデスクトップを整理するのも大切です。

3.　録画機能やチャット機能の使い方を把握する。
商談の記録や、質問のやり取りがスムーズにできると、後々の確認がしやすくなります。録画機能を使う場合は、相手の許可を取るのを忘れずに。チャット機能を活用すれば、URLの共有やポイントを文字で補足できるため、より分かりやすい商談になります。

4.　インターネット接続が安定しているか確認する。
通信が不安定だと、映像や音声が途切れ、相手にストレスを与えてしまいます。有線LANを使用するか、Wi-Fiを利用する場合は電波の強い場所で接続しましょう。バックアップとしてスマートフォンのテザリングを準備しておくのも有効です。

また、商談で使用する資料を事前に共有したり、オンライン会議ツールの簡単な操作マニュアルを用意しておくと、相手の負担を軽減できます。接続方法についても、なるべく手間がかからず、簡単にアクセスできるツールを選ぶことが求められます。

商談や取引先の状況に応じて、ネット回線を利用する通話方式か、電話を基本とする方式かを選定するとよいでしょう。このように、事前準備を徹底することで、商談中のトラブルを防ぎ、スムーズな進行を実現できます。

共有資料の準備をする

オンライン商談では、口頭説明だけではなく、視覚的な資料を活用すると伝わりやすくなります。画面越しでは細かい表情やジェスチャーが伝わりにくいため、資料や動画を準備し、理解を助ける工夫をしましょう。また、商談前に資料を共有しておくことで、当日はより深い話ができるようになります。

資料を作成する際のポイントは、

1.　シンプルなデザインにする。
情報が多すぎると視認性が悪くなり、理解しづらくなります。余白を適度に取り、色の使いすぎを避けることで、見やすいデザインを心がけましょう。

2.　情報量を詰め込みすぎず、要点を押さえる。
情報過多になると、相手が重要なポイントを把握しにくくなります。1スライド1メッセージを意識し、箇条書きを活用して簡潔にまとめると効果的です。

3.　フォントサイズを大きめにし、見やすくする。
小さい文字は読みにくく、相手にストレスを与えてしまいます。タイトルは24pt以上、本文は18pt以上を目安にし、読みやすいフォントを選びましょう。

4.　相手に興味を持ってもらえる内容を意識する。
相手が関心を持たなければ、商談の効果が薄れてしまいます。相手の業界や課題に合わせた具体的な事例やデータを盛り込み、「自分ごと」として考えてもらえる内容にしましょう。

さらに、相手にプレゼントするような気持ちで資料を準備すると、興味を引きやすくなり、主体的に話を聞いてもらえるようになります。こうした工夫を取り入れることで、より効果的なオンライン商談が実現できます。

カメラ映りを事前に確認する

オンライン商談では、第一印象がとても重要です。カメラ映りが悪いと、暗く見えたり、不自然な印象を与えたりしてしまいます。そのため、事前にカメラの位置や照明を調整し、明るく自然な映りになるようにしましょう。

事前にチェックすべきポイント

1.　顔全体が明るく映るようにライトを調整する。
窓際の自然光を活用したり、デスクライトを使ったりして、表情がはっきり見えるようにしましょう。

2.　カメラの位置を目線の高さに合わせる。
見下ろしたり見上げたりせず、自然な目線で話せるようにすることで、より信頼感のある印象を与えられます。

3.　背景はシンプルにし、清潔感を意識する。
余計なものが映り込まないよう整理し、落ち着いた雰囲気を作ると好印象につながります。

また、商談前にロールプレイングを行い、自分の表情や話し方をチェックするのも効果的です。画面上でどのように映るか確認し、話を聞くときはカメラ目線を意識すると、相手とのアイコンタクトが取りやすくなります。自分が顧客の立場になって「どのような営業なら心地よいか」を考えながら準備すると、よりスムーズな商談が可能になります。

先回りのリマインドメールを送る

オンライン商談は、訪問による商談よりも優先順位が下がりやすく、リスケされることが多いため、事前のリマインドメールが非常に重要です。商談前日に、相手が予定を確認しやすいようにリマインドメールを送ることをおすすめします。

リマインドメールには以下の内容を含めると効果的です：

• 商談の日時とツールのアクセス方法
• 資料がある場合は事前に共有
• 簡単なアジェンダを伝える

これにより、相手も事前準備がしやすく、当日の商談がスムーズに進行します。例えば、以下のようなメールを送ると良いでしょう。（以下サンプルを掲載します）。

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株式会社●●●●
●●●●●●様
いつもお世話になっております、（会社名）の〇〇〇です。
打ち合わせの日程が間近になりましたので、取り急ぎ確認までにご連絡いたしました。
以下日時にて打ち合わせをお願いいたします。
■ 〇月〇日(〇) XX:XX~XX:XX
■担当者：XX

参考は本メールに添付にてご送付させていただきますので、事前にご確認のほどお願い申し上げます。
当日はお伝えさせて頂きましたがオンラインにてご案内をさせていただきます。

開始時間になりましたら「XXX-XXXX-XXXX」の番号に連絡を差し上げますので、インターネットの繋がるPCのご用意をお願いいたします。

それでは、当日の打ち合わせを楽しみにしています。

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オンライン商談時に顧客と距離を詰めるテクニック

商談当日は、相手との距離を縮めるための工夫が必要です。画面越しでも親しみやすさを感じてもらうために、以下のテクニックを活用しましょう。もちろん、初対面でのオンライン商談では、自己紹介や挨拶、話し方など、相手に好印象を与えるためにマナーも疎かにせず、心がけましょう。

自己紹介をする

オンライン商談の際、自己紹介から始めることは非常に効果的です。商談開始直後にいきなり商材を紹介するのではなく、まずは自己紹介を行い、リラックスした雰囲気を作ることを心がけましょう。

具体的には、次のポイントを意識しましょう。

• 特徴や実績を端的に伝える
• 大きな声ではっきりと話す
• 明るい表情を維持する
• カメラを見て話す
• 相手に合わせて自己紹介を調整する

さらに、この自己紹介のフェーズで顧客と軽い雑談を交わすことで、相手がどのような会話のスタイルを好むのかを把握できます。これにより、信頼関係が築きやすく、ストレスの少ない商談の流れが作られます。

このように自己紹介と共通点を意識した雑談をすることで、相手に安心感を与え、商談を円滑に進めていきましょう。

沈黙を生まない工夫をする

オンライン商談では、対面のような空気感が伝わりにくく、沈黙が続くと気まずい雰囲気になりがちです。通信の遅延なども影響し、会話が途切れると相手に不安を与えることもあります。そのため、意識的に会話をつなぐ工夫が必要です。

具体的には、次のような方法が効果的です。

• 相手の発言をオウム返しする（「○○ということですね？」など）
• 相槌や「なるほど」「たしかに」といった反応をこまめに入れる
• 「ここまでの説明で、ご質問などはありますか？」と適宜確認する
• あらかじめ話す内容を整理し、スムーズに進める

これらを実践すると、会話が一方通行にならず、双方向のコミュニケーションが生まれます。結果として、商談がスムーズに進み、より良い関係を築くことができるでしょう。

オーバーにリアクションする

オンライン商談では、画面越しだと表情やリアクションが伝わりにくいため、対面時よりも少し大げさにリアクションすることが大切です。無表情のままだと、相手は「話を理解してくれているのか？」と不安になってしまいます。

そこで、次のような工夫を取り入れてみましょう。

• 大きくうなずく（共感をしっかり伝える）
• 笑顔を意識する（親しみやすさを演出する）
• 「そうなんですね！」「それはすごいですね！」と声に出して反応する
• 適度なジェスチャーを加えて、言葉に抑揚をつける

少しオーバーなくらいが、オンラインではちょうど良いリアクションになります。こうした工夫をすることで、相手に安心感を与え、自然と会話が弾みやすくなります。

商談後にフォローをする

商談後のフォローは、関係性を深めるうえで欠かせません。特にオンライン商談では対面よりも距離を感じやすいため、フォローメールを送ることで相手とのつながりを強められます。

フォローメールには、以下の内容を盛り込むと効果的です。

• 感謝の気持ちを伝える（「本日はお時間をいただきありがとうございました」など）
• 商談内容を簡単にまとめる（要点を整理し、次回につなげやすくする）
• 次のアクションを明確にする（「次回○○の件についてご連絡します」など）

フォローメールを送ることで、相手に好印象を与えるだけでなく、商談の振り返りにもなります。営業活動を円滑に進めるためにも、必ず送るようにしましょう。

商談が終わった後のフォローも、関係性を深めるうえで重要です。オンライン商談は対面よりも距離を感じやすいため、商談後にフォローを入れることで、相手とのつながりを強めることができます。

まとめ

オンライン商談は、通常の訪問営業の方法とは異なるので注意しなければいけません。オンライン商談で顧客と距離を詰めるためには、以下の点を意識することが大切です。

［オンライン商談で顧客と距離を詰めるコツ］

１．事前準備

• オンラインツールの使用方法を学ぶ
• 共有資料の準備する
• カメラ映りを事前に確認する
• 先回りのリマインドメールを送る

２．商談時

• 自己紹介をする
• 沈黙を生まない工夫をする
• オーバーリアクションを心掛ける
• 商談後にフォローする

本記事を参考にして営業してみてください。また、これらのノウハウについては、なるべく営業チーム内で共有することで定着させていきましょう。

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