【超効率化】クイックアクセスツールバーを活用して生産性を劇的に向上させる！

これは、前職時代の私のデスクです。何かお気づきの点はありますか？

ツッコミどころは色々とありますが（笑）、マウスが無いことに気付かれた方はあまり多くないと思います。

私は、4年目以降マウスを1秒も使いませんでした。そして、４年目から業務効率が劇的に上がりました。

今回は、マウスを使わずに圧倒的に生産性を上げる、クイックアクセスツールバーを活用したショートカットをお伝え致します。

ショートカット活用法は色々とありますが、クイックアクセスツールバーを活用したショートカットはほとんど知られていません。ショートカットは覚えるのが面倒くさく、結局活用しなかったという方も、クイックアクセスツールバーを活用すれば簡単にショートカットを使えるようになります。

これは、私が総合商社時代に、実践していたもので今すぐに活用できます。実際、前職で生産性向上研修として、私以外に多くの方も実施して効果をあげていました。

皆さんも実践して、仕事効率を圧倒的に向上させてみてください！

有効な生産性向上策が無い

まず、生産性向上と言われると、ミーティングの時間を減らすとか、書類数を減らすとか、組織全体の施策に走りがちですが、色々な人を巻き込んみながら取り組む必要があるので、なかなか定着しないのが実情です。

実際に、前職でも色々な取り組みを組織ぐるみで実施していましたが、結局途中で立ち消えとなった施策が大半でした。

私は、商社時代に一人で4ヵ国担当し、しかも担当国それぞれ全く業務内容は違っていました。東欧で新規JV設立、中東でクロスボーダーM&A、コーカサスで貿易取引及びセールス＆マーケティングのコンサルティング。これらの仕事を同時並行でこなす為には、圧倒的に業務効率を上げなければなりません。

そこで、私が実践していた効率化策のうち最も業務効率が上がったのがショートカットの活用でした。

業務でパソコンとマウスを使う方であれば、どなたでも実践できる方法ですので、是非お試しください！

マウスは生産性向上の敵！？

先ず、皆さんにお伝えしたいのは、マウス＝生産性向上ツールではなく、マウス＝生産性の敵ということです。

マウスは生産性向上ツール

ではなく

生産性の敵

どういうことかと申し上げますと、マウスを使用するのに一回当たり約4秒度掛かっています（実際に何人かのデスクで測ったものですので、皆さんも是非測ってみてください）。

これを、年間50営業週前提で積算すると、なんと、33~67営業日分になります（1日にどれくらいマウスを使うかで変わってくるので皆さんも実際に試算してみてください）。

※試算用エクセルシート
SalesHacker_マウス工数試算表

一回の動作はたった数秒かもしれませんが、塵も積もれば山となり、年間で1ヵ月から2ヵ月分になります。

すなわち、毎年毎年、1~2ヵ月間毎日マウスだけをいじっているだけということになります。

では、マウスを使った場合とショートカットを使った場合で、どれくらい作業時間に差がでるか比較してみましょう。

たとえば、「簡単な表をエクセルで作って、メールに張り付ける作業」を、①マウスを使った場合と、②ショートカットを活用した場合だと、②ショートカットを活用すると作業時間が45%減ります。

マウスを使った場合 ：86秒

ショートカットを活用した場合 ：47秒 （▲45%）

ショートカットは覚えられない！

これまで、実践された方はお分かりになると思いますが、いざショートカットの活用しようとしても覚えるのが面倒くさく、結局マウスに戻ってしまうということが良く起こります。

例えば、「エクセルで罫線を引く」という作業でも、以下の通り”Alt”ボタンと何を押すか覚えてなければなりません
Ex.) 罫線を引く ＝ Alt + “H” + “B”

　➡覚えられない。

そこで、巷に出回っているHow to本では、「英語で覚える！」ということを推奨しています。

例えば
Ex.) フォントサイズを変更する＝Alt + “H” + “F”+ ”S”：“H“omeタブの中にある”F”ont “S”ize

　➡これで、簡単に覚えられる！！！わけないですよね。

クイックアクセスツールバーを活用したショートカット

そこでお勧めしたいのが、クイックアクセスツールバーです！

クイックアクセスツールバーとは、ウィンドウの上画面にあるショートカットのことです。ここに登録しておけば、”Alt” + ”数字”でショートカットを活用できるので、覚える必要ありません。

以降、動画でクイックアクセスツールバーの設定方法、エクセル・パワポ・ワード・メールでお勧めの設定方法を全て公開します。動画の総時間は計15分程度です。

ショートカット一覧表をダウンロードして、動画を見ながら設定してみてください。

動画を全部見終わった15分後には、皆さんの生産性が圧倒的に上がる準備は出来ています。

是非、活用してみてください。（一方、動画だけでは分かりにくいので、生産性向上セミナー等も開催する予定です。）

ショートカット一覧表（EXCEL）
SalesHacker_ショートカット一覧

クイックアクセスツールバーの設定方法

エクセルのオススメ設定

ワードのオススメ設定

パワーポイントのオススメ設定

エクセルの便利ショートカット（クイックアクセスツールバー以外）

メールのオススメ設定（動画はoutlookの場合で、ソフトによって若干異なる）

その他

最後に

ショートカットの活用がいかに生産性を上げるか、お分かり頂けたかと思います。

最後に、以下2点お伝えしたいと思います。

1.積み上げの大切さ
マウスを使う時間はたった数秒だったとしても、年間積み上げで考えるともの凄い時間になることはお分かり頂けたと思います。

会社の生産性も同じです。社員1人1人が工夫をすれば、会社全体では生産性が大きく向上することになります。

会社の生産性 ＝ 能率 × 効率 × 社員数
➡社員一人の効率を1%上げると200人の組織であれば、その組織は年間4,000時間相当の利益を得ると同じ意味になります。※8時間/日×250日/年勤務する前提

ショートカットの活用で圧倒的に効率が上がります。社員1人1人が意識することで、組織の生産性は飛躍します。皆さんが有効だと思う施策は、どんどん周りに共有していきましょう。

2.本質を見失わないことの大切さ
ショートカットの活用で生産性が向上し、時間が創出されても、その時間を創造的/生産的活動に割かなければ意味がありません。例えば、「エクセルの操作が楽になったから、過剰に体裁にこだわる。」とかしてしまうと全く意味がなくなります。

本質は何かを考え、やるべきことをしっかり地道に取り組むようにしましょう。