新型コロナウイルス感染拡大の影響で、2020年にリモートワークが普及しました。これを機会に業務内容や情報共有の方法を見直す企業が増えています。
リモートワークの普及拡大がする中で、固定電話を利用している企業が体制を整えることに苦戦しています。固定電話でリモート環境に切り替えると、どのような課題が出てくるのでしょうか？この記事では、固定電話の課題と解決策を含めて分かりやすく解説します。
固定電話でリモート環境に切り替える際の3つの課題
固定電話を利用している企業は、リモート環境に切り替える際に苦戦しています。なぜ、リモート環境に切り替えられないのでしょうか？ここでは、固定電話でリモート環境に切り替える際に出てくる課題についてご紹介します。
電話機などの設備導入費が高い
電話機などの設備導入費が高いです。詳細は後述しますが、設備導入費が高いため、携帯電話を従業員に支給する企業も存在します。しかし、代表電話番号に掛かってきた電話を携帯電話に転送する場合は、転送電話サービスを利用しなければいけません。また、転送電話サービスは通話料が高くなります。
リモート営業の情報共有がしにくい
リモート営業では、他の従業員の動きが見えないため、状況を共有するために細かなコミュニケーションが必要です。固定電話を利用する場合は、各従業員が登録した顧客情報を参照することになります。しかし、CRM(顧客管理システム)に情報登録を忘れたり、通話内容までの詳細情報が共有できなかったりなど、機会損失を招きます。
リモート環境を整えるのが大変
固定電話でリモート環境を整えるためには、電話機の追加や工事が必要です。設置工事は専門業者に依頼する必要があり、工事完了まで数週間かかることも珍しいことではありません。早期にリモート環境を整えられなければ、在宅勤務者を採用した場合も準備に時間を要してしまいます。
IP電話に切り替えて得られる5つの効果
固定電話でリモート環境に切り替えると課題を抱えてしまいます。この課題を解決できるのが「IP電話」です。IP電話でどのように課題を解決できるのでしょうか？ここでは、IP電話に切り替えて得られる5つの効果をご紹介します。
リモート環境下の営業体制の整備が容易
IP電話は、インターネット回線が繋がる端末であれば、PCでもスマホでも使用できます。クラウドPBXに端末をインターネットで接続するだけで使用できるため、即日に導入できます。
また、IP電話を活用すれば、代表の電話番号を使用して電話をかけることができます。テレアポなどを行うとき、従業員のスマートフォンから電話すると、会社の電話番号と判別しにくいため架電率が下がるケースも多いです。
不在時の対応で見知らぬ携帯電話に折り返すことに抵抗もいるのではないでしょう。このような問題を解決できるのがIP電話。リモート環境下の営業体制の整備が行えることが、IP電話のメリットです。
通話料金のコスト削減
固定電話からIP電話に切り替えると、通話料金を抑えることができます。IP電話はインターネット回線を使用するため、通話料金は全国一律。固定電話を使用するよりも通話料金を安く抑えられます。海外電話は基地局が異なるため、距離によって変動しますが、固定電話と比較すると圧倒的な安さです。
・3分間の通話料金比較（国内)
| 市内 | ～20km | ～30km | ～60km | |
| 一般加入電話 | 8.5円 | 21円 | 30.5円 | 42円 |
| IP電話 | 8円前後 | |||
・3分間の通話料金比較(海外)
| アメリカ | 中国 | フランス | ブラジル | |
| 一般加入電話 | 53円 | 140円 | 150円 | 230円 |
| IP電話 | 9円 | 29円 | 20円 | 30円 |
電話加入権が不要
IP電話であれば、電話加入権が不要です。アナログ回線やデジタル回線の場合は、電話回線を使用しなければいけませんが、IP電話は従来の電話回線を必要とせずにインターネット回線を使用します。そのため電話加入が不要となります。電話加入権は36,000円（2021年4月時点）となっており、初期費用を削減できることもIP電話に切り替えると得られるメリットです。
設備費用のコスト削減
固定電話を導入する場合は、電話機の購入やPBXの導入が必要不可欠です。また、設置工事費もかかります。例えばですが、10台の電話機を新規で導入する場合は、約70万円の初期コストが必要です。しかし、IP電話であれば初期費用は必要ありません。必要な分のID利用料を支払えば、すぐに利用できます。
| 固定電話 | IP電話 | |
| 月額電話機代等（１０機） | 380,000円 | 0 |
| PBX（円）初期導入費 | 300,000円 | 0 |
| PBX工事費（１０機） | 20,000円 | 0 |
補足： 月額料金もIP電話がお得！
どのような機種・新古によっても電話機リース料金は変動しますが、平均相場は3,000円～1万2,000円/台となっています。IP電話「MiiTel」は1ID5,980円（税抜）で利用できるため、月額料金の面でもIP電話がお得です。
| 固定電話 | IP電話 | |
| 月額料金（１０機） | 80,000円 | 59,800円 |
各種システムと連携が行える
IP電話はインターネット回線を使用するため、PCと連携させられます。IP電話とPCを連携させると、着信時に発信者情報をPC上に表示させることができるため、営業効率化に役立ちます。
また、CRM(顧客管理システム)との連携も可能です。顧客管理システムと連携すれば、着信履歴や通話内容を保存できるため、過去の通話などを確認できます。より多くの顧客情報を蓄積できれば、顧客に見合った電話応対が行えて、顧客対応の品質向上が見込めます。
AI搭載型IP電話「MiiTel」（ミーテル）がおすすめの理由
固定電話とIP電話の違いについて理解して頂けたと思います。実際に、リモート営業の実現に向けてIP電話を導入したいと思っている方もいるでしょう。リモート営業体制を整えるためにおすすめなのが「MiiTel」です。
ここでは、ＡI搭載のIP電話「MiiTel」がおすすめの理由について分かりやすく解説します。
システム連携が容易でリモート営業を実現しやすい
MiiTelはクラウドPBXを採用しているため、オフィスや自宅のPCやスマホを接続するだけで、電話機として使用できます。電話機の購入や電話回線工事の必要もありません。在宅勤務者の方に端末とクラウドPBXの接続方法を教えるだけで、リモート営業の体制を整えられます。
また、MiiTelは、外部システムとの連携も可能です。CRMやSFAなどのシステムと連携したり、Slackなどのコミュニケーションツールとの連携をしたりも可能です。連携すれば、通話内容の自動登録が行えて業務効率化ができます。
リモート営業のブラックボックス化問題を解決
MiiTelは、自動録音機能や通話内容の定量評価の機能が備わったAI搭載のIP電話です。録音データを情報共有することで、リモート営業のブラックボックス化問題を解決できます。
また、通話内容の定量評価を行うことで、各従業員の稼働率も把握できます。そのため、リモート営業で従業員を監視する必要もありません。
セルフコーチング体制の整備できる
MiiTelは、通話内容の定量評価が行えます。電話の会話速度・ラリー回数・被せ率など可視化できて、AIがスコア比較でフィードバック。通話内容の定量評価を活用すれば、通話の改善ポイントを明確にできて、営業力が強化が行えます。
従業員教育に指標を使うだけではなく、セルフコーチングとしても指標を使えます。そのため、営業力向上のためのセルフコーチング体制を整備したいという企業にもMiiTelがおすすめです。
充実した機能で生産性向上につながる
MiiTelは、業務効率化や生産性向上につながる機能が搭載されています。自動全文文字起こしや、文字起こし要約機能を活用すれば、アフターコールワークの工数を大幅に削減できます。
| 応対の自動登録 | 応対履歴（日時・担当者・内容）を自動的に登録できる。 |
| 録音データ抜粋共有 | 録音データの任意の箇所にコメントを付けて共有できたり、録音データ抜粋共有ができたりする。 |
| ワンクリック発信 | 電話番号をクリックするだけで発信できる |
| 自動全文文字起こし | 議事録作成の手間を省き、アフターコールワークにかかる工数を削減できる |
| 文字起こし要約機能 | 文字起こしした内容を自動で要約。会話の内容の要点を理解できる |
| スマホアプリ | パソコン版と同じ機能がスマホでも利用できる |
上記では、業務効率化の機能を主にご紹介しましたが、IVR(自動音声ガイダンス機能)やプレディクティブコール、キューイングなどのコールセンター機能もあります。
安心して利用できるセキュリティ
MiiTelは、情報漏洩対策やデータ保全・保護など、安心して利用できるセキュリティ体制を構築しています。ISMS/ISO27001認証とプライバシーマークの取得をするなど、セキュリティ面でも安心して利用できるサービスを提供しています。サポート体制も整えているため、不明点などあればこちらからお問い合わせください。
まとめ
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、リモートワークが普及しましたが、固定電話だと導入が難しいです。しかし、固定電話からIP電話に切り替えると課題が解決できます。IP電話の魅力を最期におさらいをしておきましょう。
［IP電話に切り替えて得られる5つの効果］
- リモート環境下の営業体制の整備が容易
- 通話料金のコスト削減
- 電話加入権が不要
- 設備費用のコスト削減
- 各種システムと連携が行える
リモートワークを機会に固定電話からIP電話に切り替えることで、リモート体制が整えられるだけではなく、通話料や基本料金のコストカットや業務効率化も見込めます。ぜひ、これを機会にIP電話に切り替えてみてください。
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