MTG中のメモの工数削減で、ディスカッションに集中 研修資料作成期間50％減も実現

携帯電話等の販売及び代理店業務を行うモバイル事業や、スマートデバイスの調達・提案からアップデートまでワンストップでサポートするソリューション事業などを展開する株式会社ティーガイア。この度、ソリューション事業戦略部戦略チームの小倉氏に、MiiTel Meetingsの活用方法についてお話を伺いました。

取材対象者プロフィール

ソリューション事業本部　ソリューション事業戦略部　戦略チーム
小倉 之子

2003年に入社、モバイル事業で直営ショップ店長に従事。その後、関連会社で研修講師を経て、現在はソリューション事業で本部内研修・教育を担当

課題点

1. 参加者のミーティングの中でメモに割く工数を少なくし、ディスカッションや商談シミュレーションを充実させたかった
2. マネージャーが1日に2〜3件あるミーティングの内容を効率的に振り返りたかった
3. イネーブルメント担当として社内研修に使うトークスクリプトの作成工数を短縮したかった

結果

1. メモをMiiTel Meetingsに任せることでディスカッションや商談シミュレーションに集中できるようになった
2. 文字起こし、トピック判定、議事録の自動生成を活用し、ミーティングの内容を効率的に振り返れるようになった
3. 社内研修に使うトークスクリプトの作成にかかる工数が4日から2日未満に半減した

ミーティングを有意義なものにし、後から振り返りやすくすることが課題

— はじめに、小倉様の業務内容をお聞かせください。

小倉：私はソリューション事業戦略部戦略チームに所属しています。弊社はBtoCでの携帯電話等の販売のみならず、BtoBで業務に関するソリューションの提案も行っています。プロダクトの提案ではなく、お客様の課題に対する解決策の提案を行っており、私たちは、これを「仮説提案営業」と呼んでいます。そして、私が所属するチームは、仮説提案営業の中で発生する各種の商談について、商談数を増やしたり成約率を高めたりするためのサポートを行います。具体的には、見込み顧客に関する分析を行って資料にまとめ、分析結果に基づいた商談シナリオとともに、営業担当者にインプットし、すり合わせをミーティングにて実施します。営業担当者はそのすり合わせに基づいて見込み顧客と商談を行い、成約を目指します。

— MiiTel Meetingsを導入される前、どのような課題がありましたか？

小倉：私たちが作成する分析資料は1社あたり10ページ以上になる場合があります。その内容を1時間の事前ミーティングで営業担当者に伝え、商談のシミュレーションも行います。内容が多いため、営業担当者によるメモが追い付かなかったり、メモに注力しディスカッションや商談のシミュレーションが不十分になってしまうという課題を抱えていました。

また、私も多いときには1日に5社分の事前ミーティングを実施するため、後から営業担当者にミーティングでの会話内容を確認されても、思い出せないことがありました。これらの課題を解決するツールを探して、MiiTel Meetingsにたどり着きました。

— どのような経緯でMiiTel Meetingsを知りましたか？

小倉：弊社には、オープンイノベーション推進部という部署があり、そこからの紹介でMiiTel Meetingsを知りました。はじめは別のツールを紹介されましたが、起動しなかったり、文字起こしの精度や分析機能が不十分だったりしたため導入には至りませんでした。その後、MiiTel Meetingsの紹介を受けてトライアルを開始しました。

営業担当者の話し方の癖を可視化
研修用トークスクリプトの作成にも活用

— MiiTel Meetingsの導入の決め手を教えてください。

小倉：決め手は文字起こしの正確さと分析機能の充実具合でした。文字起こしの精度の高さには驚きを感じました。弊社の業界は専門用語が多いのですが、事前に登録しておくことで専門用語も正確に文字起こししてくれます。

またMiiTel Meetingsなら、商談における上手な話し方が可視化できるとも感じました。話速、周波数、会話の抑揚をはじめとした複数の指標で話し方を総合的に分析してくれるので非常に参考になります。これらが理由となり、本格的な導入を決めました。

また、トライアルのときから直感的に操作できるUI（ユーザーインターフェース）だと感じたことも理由の1つです。画面をひと目見ただけで、どこにどのような機能があるかを予想できました。そのため、目的達成のために使いこなせるツールだと率直に感じました。

— 業務において、具体的にどのようにMiiTel Meetingsを活用していますか？

小倉：商談シミュレーションを録画し、各営業担当者の話し方の癖を見つけるために使っています。商談シミュレーションでは、営業担当者が考えながら話をするため、人によるフィラーの特徴などがよく表れます。これを録画し営業担当者に確認してもらいます。

私自身の話し方のチェックにもMiiTel Meetingsを活用しています。例えば、事前ミーティングでは私は200弱程度の基本周波数で話しますが、新しく着任した営業担当者に仮説提案営業の説明をする場合は、250程度の基本周波数で話し、話速も落とすようにするなどです。具体的には、普段は8文字/秒程度ですが、対象者の経験値が少ない場合や、重要なワードを発するときは5～6文字/秒程度に落としています。

また、MiiTel Meetingsを用いて研修講師向けに研修で使うトークスクリプトも作成しています。私たちのチームは社内メンバーに対する研修も担当しますが、研修講師の育成に時間がかかるという課題がありました。そこで、私が行った研修を録画して文字起こしし、抑揚などの指標を含めた研修のためのトークスクリプトを作成しました。これを使うことで、研修講師は研修における時間配分や話し方、話す内容を迅速に習得できるようになりました。

私個人としては、MiiTel Meetingsのトピック判定の機能をよく使っています。トピック判定は、社内の事前ミーティングの録画で使っています。社内の事前ミーティングには、見込み顧客との1回目または2回目の商談前などの種類があります。それぞれの目的に応じて営業担当者とすり合わせる内容が異なります。そのため、トピック判定を利用すると、各ミーティングでどのような内容をすり合わせたのかを可視化することができ、後から効率的に振り返ることができます。私の場合は、トピック判定に用いるワードを事前にカスタマイズして判定されやすいように設定しています。加えて、商品名などはキーワード登録しており、文字起こし画面の下部に表示される帯にトピックの内容が記載されるため、文字起こしの中から求める内容を探しやすくなりました。

— MiiTel Meetingsを導入してどのような変化がありましたか？

小倉：私がMiiTel Meetingsを使い始めて、便利さが他部署にも広まっていく中で、試しに文字起こししてほしいとの依頼が届くようになりました。その際、経営陣の会議のように機密性が高いものに閲覧制限をかけています。

メモの工数削減によりミーティングが有意義に
研修準備にかかる時間を50％削減

— MiiTel Meetingsを導入してどのような変化がありましたか？

小倉：商談シミュレーションの録画を共有することで、営業担当者が自身の話し方の癖を客観的に把握できるようになりました。営業担当者から「自分で思っている以上に早口で話していた」「説得力のある話し方をする人の抑揚や間の取り方が分かった」といったフィードバックを頂戴しています。

また、MiiTel Meetingsの活用により、事前ミーティングが有意義なものになりました。メモをMiiTel Meetingsに任せて、営業担当者は適切な商談シナリオの作成やディスカッションに集中できるようになり、見込み顧客の反応が変わり、商談の質が高まったと聞いています。見込み顧客から「うちの業界をよく調べてきているね」とのお声を頂戴するようになったと、嬉しい報告もありました。

研修講師を育成する業務では、14時間の研修のために4日かけてスクリプトを作成していましたが、MiiTel Meetingsの導入により2日未満で作成できるようになりました。また、研修講師の話し方の癖も定量的に可視化できるため、それらの改善を含めた研修講師の育成にかかる期間も短くなりました。

トピック判定とキーワードを活用したミーティング内容の整理は、他部署への情報共有も効率化しています。弊社は4つの部署で80の商材を取り扱っています。これまでは営業担当者が見込み顧客に商材を勧めた場合、その経緯や理由をCRMツールにまとめていました。しかし、営業担当者によって記載する内容や量が異なり、商材担当者が経緯や理由を十分に把握できない問題がありました。現在は、MiiTel Meetingsのトピック判定を活用して、商材担当者が知りたい内容について会話している部分を効率的に共有できるようになりました。

— 議事録を作成する機能は活用されていますか？

小倉：実は、MiiTel Meetingsの導入に際して、当初は「そもそも議事録作成のためにツールを導入する必要があるのか？」という意見も社内にありました。しかし、私は議事録作成を目的として導入することにも価値があると感じています。人が作る議事録では、記載する内容の要不要に関する主観的な判断があったり、文章表現に主観が混じったりします。この点、MiiTel Meetingsはそれらの主観を排して議事録を作成してくれます。そのため、より信頼性の高い議事録が作成できるようになりました。

また、自動生成される議事録は、業界別の課題の抽出も効率化してくれました。MiiTel Meetingsを導入する前は、事前ミーティングのために作成した数百社分の分析資料を確認しながら各業界の課題を思い出してまとめていましたが、現在は全て議事録に整理されているため業務効率が向上しています。

全国300名の営業担当者の知見のナレッジ化を目指す

— 今後のビジョンを教えてください。

小倉：私たちのチームのミッションは、厳しいビジネス環境の中で、営業知見を社内に適切に蓄積し、それを将来の営業に活かすことです。具体的には、全国に300名いる営業担当者が保有する知見や導入事例をナレッジ化していきたいと考えています。MiiTel Meetingsはそれを実現できるツールだと感じているため、今後さらに使いこなしていきたいです。

— 最後に、MiiTel Meetingsの導入を検討している方にメッセージをお願いします。

小倉：MiiTel Meetingsは、営業ツールとしても教育ツールとしても価値があると考えています。専門用語の多い業界は文字起こしのツールを導入しにくいと思われがちですが、MiiTel Meetingsは単語登録などのカスタマイズができるため、正確な文字起こしを実現してくれます。また、ChatGPTを用いて自動生成される議事録の精度も高く、今後さらに活用できる機能だと感じます。以上のように、さまざまな場面で活用できるツールであるため、ぜひMiiTel Meetingsを試してほしいと思います。

— ありがとうございました。