Kelola Telesurvey dan Cara Hitung Biaya Operasionalnya
Bagi perusahaan yang aktif melakukan riset pasar, kecepatan mendapatkan feedback pelanggan menjadi bagian penting dalam pengambilan keputusan. Namun, semakin besar volume panggilan, semakin banyak pula biaya yang perlu diperhitungkan, mulai dari tenaga kerja hingga telekomunikasi dan pengolahan data.
Telesurvey adalah metode pengumpulan data melalui telepon dengan menghubungi responden secara langsung untuk memperoleh informasi mengenai pendapat, perilaku, atau pengalaman mereka. Metode ini dapat membantu perusahaan mendapatkan insight pelanggan secara langsung, tetapi operasionalnya tetap perlu dikelola agar biaya kampanye tidak terkendali.
Artikel ini membahas komponen biaya operasional telesurvey, cara menghitung biaya per survei, serta strategi untuk meningkatkan efisiensi melalui teknologi sistem telepon dan otomatisasi.
Table of Contents
Rincian Biaya Operasional Telesurvey yang Wajib Diperhitungkan
Sebelum menentukan strategi efisiensi, perusahaan perlu memetakan komponen biaya yang muncul selama proses telesurvey. Berikut adalah beberapa komponen utama yang perlu diperhitungkan:
1. Kompensasi dan Gaji Agen (Labor Cost)
Biaya tenaga kerja merupakan salah satu komponen utama dalam operasional telesurvey. Ini mencakup gaji pokok agen, insentif berbasis pencapaian target kuota per hari, hingga biaya pelatihan (training). Agen yang belum terlatih dapat membutuhkan waktu lebih lama dalam menjalankan proses wawancara, sehingga berpotensi meningkatkan biaya per survei.
2. Biaya Telekomunikasi dan Tagihan Telepon (Telecom Expense)
Dalam metode konvensional, panggilan menggunakan jaringan PSTN (Public Switched Telephone Network) atau kartu seluler bisnis dapat menjadi bagian dari biaya operasional. Besarnya biaya telekomunikasi perlu diperhitungkan berdasarkan volume panggilan, durasi percakapan, tarif yang berlaku, serta kebutuhan komunikasi selama kampanye.
3. Pengadaan Perangkat keras dan Software (Infrastructure & Tooling)
Menjalankan kampanye telepon berskala sedang hingga besar membutuhkan infrastruktur penunjang, seperti headset berkualitas tinggi, lisensi Customer Relationship Management (CRM), perangkat lunak dialer, serta sistem manajemen database responden.
4. Proses Input dan Analisis Data (Data Processing Cost)
Proses riset tidak berhenti ketika panggilan selesai. Waktu agen untuk mencatat hasil wawancara, memindahkan data ke spreadsheet, melakukan pengecekan kualitas data, hingga mengolah hasil survei juga menjadi bagian dari biaya operasional.
Semakin banyak proses yang dilakukan secara manual, semakin besar waktu kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu survei.
Cara Menghitung Biaya Operasional Telesurvey
Secara sederhana, perusahaan dapat menghitung total biaya operasional telesurvey dengan menjumlahkan biaya yang dikeluarkan selama kampanye.
Total biaya operasional telesurvey = labor cost + biaya telekomunikasi + biaya perangkat/software + biaya pemrosesan data
Komponen tambahan seperti biaya pengadaan database responden, insentif responden, supervisi, dan quality control juga dapat dimasukkan sesuai kebutuhan kampanye.
Untuk mengukur efisiensi kampanye, perusahaan dapat menghitung cost per completed survey dengan formula berikut:
Cost per completed survey = total biaya operasional ÷ jumlah survei yang berhasil diselesaikan
Contoh sederhana:
Jika total biaya kampanye sebesar Rp20 juta dan perusahaan berhasil menyelesaikan 2.000 survei, maka biaya per survei adalah Rp10.000.
Dengan metrik ini, perusahaan dapat membandingkan biaya antarperiode atau antarstrategi untuk melihat seberapa efisien kampanye telesurvey yang dijalankan.
Mengapa Efisiensi Penting dalam Operasional Telesurvey?
Memahami bahwa telesurvey adalah proses komunikasi dua arah yang interaktif membantu bisnis menyadari bahwa tantangan terbesarnya bukan sekadar menelepon, melainkan bagaimana mengoptimalkan setiap menit percakapan.
Banyak perusahaan mengalami pembengkakan biaya akibat unproductive call time, misalnya waktu yang terbuang saat agen menunggu nada dering, salah sambung, atau melakukan penginputan data berulang. Dengan mengidentifikasi area yang tidak efisien ini, perusahaan dapat mulai menerapkan strategi cost efficiency yang tepat sasaran.
5 Strategi Efektif Menekan Biaya Operasional Telesurvey
Agar aktivitas pengambilan data tetap berjalan maksimal dengan anggaran yang efisien, berikut adalah beberapa strategi praktis yang dapat diterapkan:
1. Gunakan Sistem Telephony Berbasis VoIP (Voice over IP)
Menggunakan sistem telephony berbasis VoIP dapat membantu perusahaan mengelola komunikasi secara lebih fleksibel melalui koneksi internet dan sistem cloud. Efisiensi biaya tetap bergantung pada volume panggilan, skema tarif, infrastruktur internet, dan kebutuhan komunikasi perusahaan.
2. Otomatisasi Input Data dan Transkripsi Percakapan
Mengurangi pekerjaan administratif manual pada akhir panggilan (After Call Work) dapat membantu agen mengalokasikan lebih banyak waktu untuk melakukan survei. Teknologi yang mampu melakukan transkripsi otomatis dan menghubungkan catatan panggilan dengan sistem CRM juga dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencatat dan mengelola hasil percakapan secara manual.
3. Evaluasi Performa Agen Berbasis Analisis Suara
Daripada menghabiskan waktu supervisor untuk mendengarkan rekaman telepon secara manual satu per satu, manfaatkan teknologi yang menyediakan analisis percakapan otomatis. Teknologi ini dapat membantu mengidentifikasi agen yang membutuhkan pelatihan tambahan berdasarkan berbagai metrik percakapan, seperti talk-to-listen ratio dan silence detection.
4. Optimalkan Target List dan Kualitas Database
Dalam konteks survei telepon di Amerika Serikat, Pew Research Center mengutip estimasi bahwa penyaringan nomor telepon yang teridentifikasi tidak aktif dapat mengurangi kebutuhan jam kerja telephone interviewing hingga 20%. Angka tersebut berasal dari konteks survei telepon di Amerika Serikat, sehingga tidak dapat dianggap sebagai penghematan yang berlaku untuk semua kampanye telesurvey.
5. Terapkan Skema Kerja Fleksibel (Remote Work)
Sistem telephony berbasis cloud memungkinkan agen melakukan panggilan tanpa sepenuhnya bergantung pada infrastruktur telepon fisik di kantor. Fleksibilitas ini dapat mendukung model kerja remote atau hybrid, terutama ketika tim telesurvey bekerja dari lokasi yang berbeda.
Mewujudkan Efisiensi Riset Telepon Bersama MiiTel Phone
Untuk membantu perusahaan mengelola biaya dan aktivitas telesurvey secara lebih efisien, MiiTel Phone hadir sebagai sistem telepon berbasis VoIP yang dilengkapi teknologi Artificial Intelligence (AI).
Dengan teknologi cloud telephony MiiTel Phone, bisnis dapat memanfaatkan berbagai fitur untuk mendukung efisiensi operasional:
Sistem Telepon Terpusat: MiiTel menggunakan sistem telepon berbasis internet (VoIP) yang membantu perusahaan mengelola aktivitas panggilan dalam satu platform.
Transkripsi dan Analisis Percakapan Berbasis AI: MiiTel dapat mentranskripsikan percakapan secara otomatis dan menganalisis berbagai aspek komunikasi melalui AI. Hal ini dapat membantu mengurangi kebutuhan agen untuk mencatat ulang isi percakapan secara manual setelah panggilan.
Integrasi CRM: MiiTel dapat mendukung integrasi aktivitas telepon dengan CRM untuk membantu tim mengelola aktivitas dan catatan komunikasi secara lebih terstruktur.
Monitoring dan Analisis Kinerja: Dashboard terpusat membantu manajer memantau aktivitas dan performa panggilan tim dari satu platform. Fitur live call monitoring juga dapat membantu supervisor memantau percakapan secara real-time.
Dengan mengintegrasikan MiiTel Phone ke dalam operasional harian, perusahaan dapat mengelola aktivitas telesurvey secara lebih terukur, mulai dari pengelolaan panggilan hingga analisis percakapan.
Telesurvey dapat membantu perusahaan mendapatkan wawasan mengenai perilaku dan persepsi pelanggan secara langsung. Namun, semakin besar skala kampanye, semakin penting bagi perusahaan untuk mengelola biaya tenaga kerja, telekomunikasi, perangkat, dan pemrosesan data secara efisien.
Pemanfaatan teknologi VoIP berbasis cloud dan otomatisasi AI dapat membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan panggilan, mengurangi pekerjaan administratif, serta mendapatkan insight dari percakapan secara lebih terstruktur.
Tingkatkan Efisiensi Operasional Telepon Bisnis Anda Hari Ini
Ingin menekan biaya panggilan riset dan meningkatkan produktivitas tim Anda? Coba MiiTel Phone sekarang dan lihat bagaimana teknologi AI-powered VoIP dapat membantu tim mengelola panggilan, mengurangi pekerjaan administratif, dan mendapatkan insight dari setiap percakapan. Klaim Demo Gratis MiiTel Phone dengan isi form di bawah ini
Fill in Your Details to Get a Free MiiTel Demo!
