1. Prioritaskan Waktu Pelanggan

Pastikan pesan pengantar IVR Anda tidak terlalu lama dan bertele-tele. Meskipun ini menjadi kesempatan bagus untuk mempromosikan brand Anda, namun pembuka yang terlalu panjang bisa membuat pelanggan Anda bosan. Sebagian besar perusahaan membatasi pesan pengantar mereka di bawah 7,9 detik.

Selain itu, izinkan juga ‘Barge-In’ pada sistem IVR Anda, yang mana pelanggan dapat langsung memilih opsi tanpa harus menunggu semua pesan selesai. Terlebih, hindari juga pesan yang tidak perlu di tingkat pertama percakapan, seperti pesan promosi karena pelanggan tentu mengharapkan bantuan dengan cepat. 

2. Atur Agar Percakapan Terdengar Alami

Buatlah tanggapan IVR Anda terdengar seperti agent yang secara langsung mendengarkan. Ini dapat membuat pengalaman pelanggan semakin baik. Hindari penggunaan suara robot, cobalah merekam suara asli dan buatlah percakapan yang bersifat alami dengan intonasi yang tepat.

3. Selalu Sediakan Opsi Agent Langsung

Menyediakan opsi berbicara langsung dengan agent dalam IVR sangat penting karena IVR tidak selalu dapat menangani semua kebutuhan atau pertanyaan pelanggan secara efektif. 

Beberapa masalah atau pertanyaan pelanggan mungkin terlalu kompleks untuk diatasi oleh sistem otomatis, atau memerlukan nuansa dan konteks yang hanya dapat dipahami melalui interaksi manusia. 

Memberikan opsi ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan pengalaman yang lebih personal dan mendalam, tetapi juga memungkinkan penyelesaian masalah yang lebih cepat dan efisien. 

Dengan demikian, opsi untuk berbicara langsung dengan agent tidak hanya memberikan fleksibilitas kepada pelanggan, tetapi juga memastikan bahwa semua interaksi dapat diatasi dengan baik, meningkatkan hubungan pelanggan, dan memperkuat reputasi perusahaan dalam layanan pelanggan.