VoIP vs Telepon Konvensional, Mana Lebih Baik untuk Bisnis?

Telepon konvensional menjadi alat komunikasi andalan bagi bisnis sejak lama. Kini, dengan adanya kemajuan teknologi, aktivitas penelponan dapat dilakukan melalui internet dengan teknologi yang disebut VoIP atau Voice over Internet Protocol.

Pilihan untuk menggunakan Telepon Konvensional atau VoIP menjadi dilema tersendiri bagi bisnis. Bukan tanpa alasan, pasalnya alat komunikasi adalah kebutuhan vital yang dapat berdampak secara signifikan pada kesuksesan komunikasi bisnis. Oleh karena itu, memahami kelebihan dan kekurangan Telepon Konvensional dan VoIP sangatlah penting untuk mempertimbangkan sistem mana yang lebih tepat dan lebih baik untuk bisnis Anda.

Artikel ini akan menggali seluk-beluk sistem telepon konvensional dan VoIP, memberikan perbandingan yang dapat membantu Anda menentukan pilihan mana yang lebih sesuai untuk bisnis Anda

Apa itu Telepon Konvensional?

Sistem telepon konvensional tentu sudah tidak asing lagi di telinga kita semua. Alat komunikasi yang juga populer disebut sebagai telepon kabel maupun telepon rumah ini banyak dimanfaatkan oleh bisnis sebagai alat penelponan sehari-hari. Seperti namanya, telepon ini memanfaatkan media fisik seperti kabel atau serat optik untuk mentransmisikan sinyal audio analog. Meskipun telah menjadi pilihan yang dapat diandalkan selama beberapa dekade, telepon konvensional memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri untuk digunakan oleh bisnis.

Keunggulan Telepon Konvensional

1. Tidak Bergantung pada Sinyal Internet

Telepon konvensional tetap dapat berfungsi meski tidak ada internet. Sistem ini menjadi pilihan yang tepat untuk area yang memiliki konektivitas internet kurang baik. Hal ini juga menjadikan telepon konvensional memiliki kualitas audio yang lebih stabil karena tidak terpengaruh koneksi internet.

2. Kemudahan Penggunaan

Tidak dipungkiri, penggunaan telepon konvensional yang memiliki alat khusus terdiri dari handset atau receiver serta keypad telah menjadi ikon tersendiri dalam penggunaan telepon. Pengguna cukup menekan nomor yang benar dan kemudian bisa langsung tersambung dengan orang yang dituju. Hal ini menjadikan telepon konvensional lebih mudah digunakan dan tidak perlu mempelajari fitur-fitur atau hal teknis lainnya.

3. Keamanan

Di tengah maraknya masalah keamanan siber, telepon konvensional dapat memberikan keamanan privasi dan mencegah peretasan, malware, hingga pembobolan data. Oleh karena itu telepon konvensional kerap dipilih untuk menjaga keamanan komunikasi.

Kelemahan Telepon Konvensional

1. Biaya Cenderung Mahal

Telepon konvensional cenderung memiliki biaya yang lebih mahal karena kebutuhannya dalam menggunakan perangkat fisik. Mulai dari biaya pemasangan dan instalasi, biaya perawatan, dan juga biaya panggilan jarak jauh atau antar negara yang membutuhkan biaya lebih besar. Biaya ini dapat menjadi beban yang signifikan bagi pengguna, terutama bagi perusahaan yang memiliki kantor atau cabang di banyak lokasi dan memerlukan komunikasi yang efektif.

2. Fitur Terbatas

Telepon konvensional umumnya memiliki fitur yang lebih terbatas dibandingkan VoIP. Contohnya, VoIP dapat menawarkan fitur-fitur seperti panggilan grup, pesan teks, dan konferensi video, yang tidak tersedia pada telepon konvensional. Telepon konvensional juga tidak dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti email dan instant messaging, sehingga komunikasi menjadi lebih terbatas.

3. Kurang Fleksibel

Telepon konvensional menjadi alat komunikasi yang kurang fleksibel karena keterbatasannya dalam mobilitas. Terlebih telepon konvensional juga sulit untuk diperluas dan diintegrasikan dengan sistem yang lebih modern, sehingga tidak dapat menyesuaikan dengan perubahan komunikasi yang cepat. Dalam era digital, fleksibilitas dalam komunikasi sangat penting, dan telepon konvensional tidak dapat memenuhi kebutuhan ini.

Apa itu Voice over Internet Protocol (VoIP)?

VoIP adalah sistem telepon yang mampu mentransmisikan suara melalui internet tanpa kabel tambahan. Meski terdengar baru, namun ternyata layanan VoIP telah diperkenalkan pertama kalinya pada tahun 1995. VoIP mulai banyak diadopsi oleh bisnis karena keunggulannya dalam hal fleksibilitas dan biaya yang lebih terjangkau dibandingkan telepon konvensional.

Keunggulan VoIP

1. Harga Lebih Terjangkau

Alasan populer bisnis dalam memilih VoIP adalah harganya yang cenderung lebih terjangkau dibandingkan telepon konvensional. Dengan menggunakan VoIP, setidaknya perusahaan dapat menghemat lebih dari 40% biaya komunikasi bulanan. Hal ini sangat bermanfaat bagi bisnis yang memiliki banyak lokasi atau yang sering melakukan panggilan jarak jauh.

2. Fleksibilitas Tinggi

Tidak seperti telepon konvensional yang perlu menggunakan perangkat khusus, VoIP menawarkan fleksibilitas panggilan melalui komputer, laptop, hingga smartphone, memungkinkan penggunanya untuk melakukan komunikasi di manapun dan kapanpun.

3. Banyak Pilihan Fitur

VoIP menawarkan berbagai fitur yang tidak tersedia pada telepon konvensional. Fitur-fitur ini seperti call forwarding, voicemail, hingga video conference. VoIP juga dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan tertentu untuk bisnis, seperti mengintegrasikan dengan alat komunikasi atau software lainnya. Fleksibilitas dan berbagai fitur ini membuat VoIP menjadi pilihan yang lebih menarik bagi banyak pengguna.

Kekurangan Sistem VoIP

1. Memerlukan Koneksi Internet yang Baik

VoIP membutuhkan koneksi internet yang berkualitas tinggi agar dapat berfungsi dengan baik. Hal tersebut untuk mencegah terjadinya masalah seperti panggilan terputus, latency, dan jitter.

2. Kompleksitas

Penggunaan sistem VoIP dapat menjadi lebih rumit daripada sistem telepon konvensional, sehingga pengguna yang tidak terbiasa dengan teknologi memerlukan waktu lebih untuk mempelajarinya terlebih dahulu.

Telepon Konvensional vs VoIP, Mana Lebih Baik untuk Bisnis?

Saat memutuskan antara sistem telepon konvensional dan VoIP untuk komunikasi bisnis, beberapa faktor harus dipertimbangkan untuk membuat keputusan yang selaras dengan kebutuhan bisnis Anda.

1. Ukuran Bisnis

Ukuran bisnis dan kebutuhan komunikasinya memainkan peran penting dalam menentukan sistem yang paling sesuai. Bisnis kecil dengan kebutuhan komunikasi terbatas mungkin menganggap sistem telepon konvensional sudah cukup, sedangkan bisnis besar atau berkembang cenderung mendapat manfaat lebih dari skalabilitas sistem VoIP.

Dengan VoIP, perusahaan dapat dengan mudah menambah atau mengurangi jumlah saluran tanpa perlu mengganti perangkat keras fisik. Terlebih VoIP menawarkan beragam fitur yang dapat membantu meningkatkan produktivitas, seperti panggilan konferensi, voicemail ke email, dan banyak lagi. Fitur-fitur ini seringkali tidak tersedia atau memerlukan biaya tambahan pada sistem telepon konvensional.

2. Lokasi

Lokasi bisnis dapat mempengaruhi pilihan antara telepon konvensional dan sistem VoIP. Meskipun sebagian besar bisnis memerlukan koneksi internet yang stabil untuk menggunakan VoIP, banyak wilayah sekarang telah dilengkapi dengan infrastruktur internet yang andal. Bahkan, beberapa penyedia VoIP menawarkan solusi backup yang dapat diandalkan untuk situasi darurat.

3. Anggaran

Pertimbangan anggaran sangat penting ketika memilih antara telepon konvensional dan sistem VoIP. Sistem VoIP mungkin memerlukan investasi awal pada hardware dan software, namun mereka umumnya lebih hemat biaya dalam jangka panjang. VoIP tidak memerlukan biaya pemasangan fisik yang mahal dan seringkali memiliki biaya panggilan yang lebih rendah, terutama untuk panggilan jarak jauh atau antar negara.

4. Keamanan

Bisnis dengan persyaratan keamanan tinggi juga dapat diakomodasi dengan baik oleh sistem VoIP. Meskipun telepon konvensional memiliki fitur keamanan bawaan, sistem VoIP juga dapat diamankan dengan tindakan yang tepat. Banyak penyedia VoIP menawarkan enkripsi yang kuat untuk melindungi data komunikasi dari ancaman keamanan.

MiiTel: VoIP dengan AI Analitik untuk Tingkatkan Performa Komunikasi Bisnis

MiiTel adalah layanan VoIP yang dilengkapi dengan AI Analitik. Lebih dari sekadar alat komunikasi, MiiTel juga menawarkan berbagai fitur canggih, seperti merekam telepon otomatis, melakukan transkripsi dan membuat rangkuman otomatis, hingga menyajikan analisis percakapan yang lengkap guna mengevaluasi dan meningkatkan performa komunikasi bisnis Anda.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Klik di sini untuk klaim Free Demo MiiTel sekarang, kuota terbatas!