Perbedaan Teleconference dan Video Call dalam Bisnis

Secara umum, video call dan teleconference sama-sama memanfaatkan jaringan internet atau telekomunikasi untuk menghubungkan orang-orang di tempat yang berbeda. Namun, tujuan dan skala penggunaannya sangat berbeda dalam konteks profesional.

Video call merujuk pada komunikasi audio-visual secara real-time yang umumnya terjadi antara dua orang (satu-ke-satu) atau dalam kelompok kecil. Fokus utama video call adalah interaksi personal yang kasual atau diskusi singkat tanpa memerlukan fitur manajemen rapat yang kompleks.

Sementara itu, teleconference adalah pertemuan berbasis sistem telekomunikasi atau internet yang menghubungkan banyak partisipan dalam skala yang lebih besar, baik menggunakan media audio (audio conference), video (video conference), maupun dokumen (web conference). 

Menurut Kompas.com, adanya teleconference bertujuan untuk melakukan komunikasi jarak jauh dan menyampaikan informasi penting secara efisien, sehingga mampu menghemat waktu dan biaya perjalanan operasional perusahaan.

Perbedaan Utama Video Call dan Teleconference yang Perlu Dipahami

Untuk membantu decision-maker menentukan alat yang sesuai, berikut adalah empat perbedaan utama antara video call dan teleconference:

1. Kapasitas Partisipan dan Skala Pertemuan

Video call biasanya dirancang untuk percakapan langsung, seperti diskusi one-on-one antara manajer dan staf, atau panggilan cepat dengan klien. Sementara itu, teleconference dapat digunakan untuk menghubungkan peserta dalam berbagai skala pertemuan. Kapasitas peserta bergantung pada platform yang digunakan.

2. Fitur Pendukung Kolaborasi Bisnis

Fitur pada video call standar biasanya sebatas panggilan suara, tampilan video, dan obrolan pesan (chat). Di sisi lain, platform teleconference dilengkapi fitur kolaborasi tambahan, seperti screen sharing, papan tulis digital (whiteboard), ruang diskusi terpisah (breakout rooms), serta kontrol moderasi bagi penyelenggara rapat.

3. Keandalan Infrastruktur dan Keamanan Data

Untuk mendukung pembahasan bisnis yang strategis, sejumlah platform teleconference menyediakan fitur keamanan seperti enkripsi dan kontrol akses rapat. Ketersediaan fitur tersebut bergantung pada platform dan konfigurasi yang digunakan perusahaan.

Survei Zoom bersama Morning Consult terhadap 1.179 profesional di Amerika Serikat pada 2021 menunjukkan bahwa banyak responden menilai penggunaan video dalam rapat virtual dapat membantu meningkatkan keterlibatan dan membangun kepercayaan. Meski demikian, efektivitas rapat tetap bergantung pada tujuan pertemuan dan cara peserta berkolaborasi.

4. Tingkat Formalitas dan Struktur Acara

Video call cenderung berlangsung spontan dan fleksibel. Sebaliknya, teleconference umumnya memiliki agenda rapat yang terencana, jadwal resmi, notulen, serta tindak lanjut (action items) yang jelas setelah sesi berakhir.

Baca Juga: 3 Tools Notulen Meeting Otomatis dalam Bahasa Indonesia 

Tantangan Operasional Saat Melakukan Teleconference Bisnis

Meskipun teleconference menawarkan kemudahan koordinasi jarak jauh, ada tantangan operasional yang sering dihadapi oleh manajemen, di antaranya:

• Pencatatan Hasil Rapat Manual: Peserta seringkali kehilangan fokus saat harus mendengarkan diskusi sekaligus mencatat poin penting (Minutes of Meeting).
• Minimnya Transparansi Diskusi: Informasi penting dari rapat kerap tidak tersampaikan secara merata kepada anggota tim yang berhalangan hadir.
• Kesulitan Memantau Performa: Manajer kesulitan menganalisis kualitas komunikasi dan efektivitas pembicaraan selama sesi berlangsung.

Jenis-Jenis Teleconference yang Umum Digunakan

Teleconference dapat dilakukan melalui beberapa metode sesuai kebutuhan komunikasi perusahaan. Audio conference memungkinkan peserta berdiskusi melalui suara tanpa perlu mengaktifkan kamera. 

Sementara itu, video conference menggabungkan audio dan video agar peserta dapat berinteraksi secara visual. Adapun web conference biasanya memanfaatkan platform online yang mendukung presentasi, berbagi layar, dan kolaborasi dokumen. 

Pemilihan jenis teleconference perlu disesuaikan dengan tujuan pertemuan, jumlah peserta, serta kebutuhan interaksi selama diskusi. Perusahaan juga dapat menggunakan platform yang menggabungkan beberapa metode komunikasi dalam satu layanan.

Tips Memilih Metode Komunikasi untuk Kebutuhan Bisnis

Sebelum menentukan metode komunikasi, perusahaan perlu mempertimbangkan kompleksitas diskusi. Video call dapat menjadi pilihan praktis untuk diskusi singkat atau koordinasi personal, sedangkan platform teleconference dengan fitur kolaborasi lebih lengkap dapat membantu pelaksanaan rapat lintas divisi dan evaluasi kinerja.

Untuk pertemuan yang menghasilkan banyak keputusan penting, perusahaan juga dapat mempertimbangkan fitur transkripsi dan ringkasan otomatis berbasis AI agar informasi lebih mudah ditinjau kembali dan ditindaklanjuti.

Optimalkan Hasil Teleconference dengan Teknologi AI

Untuk mengatasi tantangan dalam teleconference, perusahaan dapat menggunakan teknologi AI yang membantu mendokumentasikan dan menganalisis hasil rapat secara otomatis. Teknologi ini memungkinkan tim memperoleh transkrip, ringkasan pembahasan, dan daftar tindak lanjut tanpa harus mencatat setiap detail secara manual.

Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah MiiTel Meetings. Platform ini menyediakan fitur pendukung rapat online berbasis AI, mulai dari perekaman percakapan, transkripsi otomatis, hingga pembuatan ringkasan rapat yang memudahkan tim meninjau kembali poin-poin penting. 

Selain itu, analisis percakapan membantu perusahaan mengevaluasi jalannya diskusi dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Dengan dokumentasi rapat yang lebih terstruktur, tim dapat mengurangi beban pencatatan manual, lebih fokus saat diskusi, menjaga informasi penting tetap terdokumentasi, serta mempermudah tindak lanjut atas keputusan yang dihasilkan selama teleconference.

Dengan memilih teknologi komunikasi dan pendukung rapat yang sesuai, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi koordinasi sekaligus mempermudah tindak lanjut hasil diskusi. 

Pelajari bagaimana MiiTel Meetings membantu tim mengelola hasil rapat online melalui fitur AI untuk transkripsi, ringkasan, dan analisis percakapan.

Isi form di bawah ini dan klaim demo gratis sekarang.