Business Continuity Strategies: Strategi Menjaga Operasional Bisnis Tetap Berjalan
Gangguan operasional dapat terjadi karena berbagai hal, mulai dari bencana alam, gangguan teknologi, kegagalan sistem, hingga kondisi darurat yang memengaruhi fasilitas dan sumber daya perusahaan.
Karena itu, perusahaan perlu mempersiapkan business continuity strategies untuk menjaga proses bisnis yang penting tetap berjalan ketika terjadi gangguan.
Menurut ISO 22301, business continuity management system (BCMS) menyediakan kerangka bagi organisasi untuk mempersiapkan diri, merespons, dan memulihkan diri dari gangguan, sekaligus mempertahankan kemampuan untuk tetap memberikan produk atau layanan pada kapasitas yang telah ditentukan.
Artinya, business continuity bukan hanya tentang bagaimana perusahaan kembali beroperasi setelah gangguan. Strateginya juga mencakup bagaimana perusahaan mempersiapkan diri, mempertahankan proses yang penting, merespons gangguan, dan melakukan pemulihan.
Lalu, apa saja business continuity strategies yang dapat diterapkan perusahaan?
Table of Contents
Apa Itu Business Continuity?
Business continuity adalah kemampuan organisasi untuk mempertahankan proses bisnis yang penting selama dan setelah terjadi gangguan.
Dalam panduan NIST SP 800-34, business continuity plan (BCP) berfokus pada mempertahankan proses bisnis selama dan setelah gangguan. Contohnya termasuk proses payroll maupun customer service yang dianggap penting bagi organisasi.
Karena setiap perusahaan memiliki proses yang berbeda, business continuity plan perlu disesuaikan dengan fungsi yang dianggap paling penting bagi operasional.
Beberapa proses yang mungkin perlu dipertahankan antara lain:
- Komunikasi dengan pelanggan/customer service.
- Aktivitas sales.
- Komunikasi dan koordinasi internal.
- Akses terhadap data dan sistem penting.
- Proses transaksi dan operasional utama.
Dengan menentukan proses yang menjadi prioritas, perusahaan dapat mengetahui sumber daya apa yang perlu dipersiapkan untuk menghadapi gangguan.
Mengapa Business Continuity Strategies Penting?
Gangguan operasional tidak selalu dapat diprediksi. Namun, perusahaan dapat mempersiapkan bagaimana merespons ketika gangguan tersebut terjadi.
Ready.gov dari pemerintah Amerika Serikat mengidentifikasi berbagai risiko yang dapat mengganggu bisnis, termasuk bencana alam, gangguan kesehatan, insiden yang disebabkan manusia, pemadaman listrik, dan kegagalan peralatan. Sumber yang sama juga menekankan pentingnya perencanaan, pelatihan, pengujian, dan simulasi sebagai bagian dari kesiapsiagaan bisnis.
Tanpa persiapan yang memadai, gangguan dapat memengaruhi berbagai aspek operasional, seperti:
1. Proses bisnis terganggu
Ketika sistem, fasilitas, atau sumber daya utama tidak dapat digunakan, proses bisnis yang bergantung pada sumber daya tersebut juga dapat terdampak.
Karena itu, business continuity plan perlu mengidentifikasi proses yang harus tetap berjalan dan bagaimana proses tersebut dapat dipulihkan.
2. Komunikasi dengan pelanggan terhambat
Ketika terjadi kondisi darurat, kebutuhan untuk berkomunikasi justru dapat meningkat.
Ready.gov menjelaskan bahwa kebutuhan komunikasi muncul segera ketika terjadi keadaan darurat. Pelanggan membutuhkan informasi mengenai dampak terhadap mereka, sementara karyawan dan pihak terkait juga membutuhkan informasi mengenai kondisi yang terjadi.
3. Pemulihan sistem membutuhkan waktu
Sistem teknologi yang digunakan perusahaan juga perlu memiliki strategi pemulihan.
Menurut NIST, contingency planning mencakup strategi dan langkah teknis untuk memulihkan sistem informasi, operasional, dan data setelah terjadi gangguan. Strateginya dapat mencakup penggunaan peralatan alternatif, lokasi alternatif, atau metode manual untuk sementara waktu.
4. Tim tidak memiliki prosedur yang jelas
Business continuity plan membantu perusahaan menentukan siapa yang bertanggung jawab dan tindakan apa yang perlu dilakukan ketika terjadi gangguan.
Dengan demikian, respons terhadap gangguan tidak sepenuhnya bergantung pada keputusan spontan ketika situasi sudah terjadi.
5 Business Continuity Strategies yang Dapat Diterapkan
Business continuity strategies dapat berbeda sesuai dengan ukuran, industri, dan risiko yang dihadapi perusahaan. Namun, beberapa pendekatan berikut dapat menjadi dasar.
1. Identifikasi proses bisnis yang kritis
Langkah pertama adalah mengetahui proses apa saja yang harus tetap berjalan ketika terjadi gangguan.
NIST merekomendasikan business impact analysis (BIA) sebagai salah satu bagian dari proses contingency planning. BIA membantu organisasi memahami dampak gangguan dan menentukan kebutuhan pemulihan sistem yang menjadi prioritas.
Perusahaan dapat memetakan proses berdasarkan tingkat kepentingannya, misalnya:
- Layanan pelanggan.
- Komunikasi dengan pelanggan dan partner.
- Aktivitas sales.
- Sistem transaksi.
- Akses terhadap data penting.
- Komunikasi internal.
Setelah proses kritis teridentifikasi, perusahaan dapat menentukan sumber daya, sistem, dan prosedur yang diperlukan untuk mempertahankannya.
2. Siapkan skenario untuk berbagai jenis gangguan
Business continuity plan sebaiknya tidak dibuat hanya untuk satu skenario.
Perusahaan dapat mempertimbangkan berbagai kemungkinan, seperti:
- Gangguan listrik.
- Gangguan jaringan internet.
- Kegagalan sistem atau perangkat.
- Bencana alam.
- Gangguan pada fasilitas kantor.
- Keterbatasan akses ke lokasi kerja.
Ready.gov juga menyediakan panduan kesiapsiagaan bisnis untuk berbagai jenis bahaya, termasuk pemadaman listrik, banjir, gempa bumi, dan cuaca ekstrem.
Untuk setiap skenario, perusahaan dapat menentukan:
- Proses apa yang terdampak?
- Siapa yang bertanggung jawab?
- Sistem atau sumber daya apa yang dibutuhkan?
- Apa alternatif yang dapat digunakan?
- Bagaimana proses dipulihkan?
3. Pastikan akses terhadap data dan sistem penting
Teknologi menjadi bagian penting dalam banyak proses bisnis. Karena itu, perusahaan perlu menentukan bagaimana sistem dan data penting dapat dipulihkan ketika terjadi gangguan.
NIST merekomendasikan organisasi untuk mengembangkan recovery strategies dan IT contingency plan, kemudian melakukan testing, training, dan exercises untuk memastikan rencana tersebut dapat diterapkan.
Bentuknya dapat berupa:
- Backup data secara berkala.
- Sistem atau perangkat alternatif.
- Cloud-based systems.
- Lokasi kerja alternatif.
- Prosedur pemulihan sistem.
- Akses pengguna yang telah dipersiapkan sebelumnya.
Tujuannya bukan hanya memiliki backup, tetapi memastikan tim mengetahui bagaimana dan kapan sistem alternatif tersebut digunakan.
4. Siapkan alternatif komunikasi
Komunikasi merupakan bagian penting dari business continuity.
Ketika terjadi gangguan, perusahaan tetap perlu berkomunikasi dengan pelanggan, karyawan, partner, maupun pihak lainnya. Bahkan, Ready.gov secara khusus memasukkan communications planning sebagai bagian dari perencanaan kesiapsiagaan bisnis, bersama dengan IT support and recovery serta continuity plans.
Salah satu pendekatan yang dapat dipertimbangkan adalah menggunakan sistem komunikasi berbasis cloud.
Dengan sistem seperti ini, aktivitas komunikasi bisnis tidak sepenuhnya bergantung pada perangkat dan infrastruktur telepon yang berada di satu lokasi fisik.
Bagi perusahaan yang menggunakan MiiTel Phone, komunikasi bisnis dapat dikelola melalui sistem cloud. Selain melakukan dan menerima panggilan, perusahaan juga dapat memanfaatkan fitur seperti AI Voice Analytics, call recording, dashboard aktivitas panggilan, dan integrasi CRM untuk mengelola serta menganalisis komunikasi bisnis.
Dengan demikian, sistem komunikasi tidak hanya berfungsi sebagai saluran untuk melakukan panggilan, tetapi juga dapat membantu perusahaan memperoleh visibilitas terhadap aktivitas komunikasi.
5. Lakukan pengujian dan evaluasi secara berkala
Business continuity plan tidak cukup hanya dibuat sebagai dokumen.
Rencana tersebut perlu diuji untuk mengetahui apakah prosedur yang disiapkan benar-benar dapat diterapkan ketika terjadi gangguan.
Ready.gov menyebutkan bahwa training, testing, dan exercises merupakan bagian penting dari kesiapsiagaan bisnis karena membantu memastikan orang-orang memahami apa yang harus dilakukan ketika terjadi keadaan darurat atau gangguan operasional.
NIST juga memasukkan testing, training, and exercises serta plan maintenance sebagai bagian dari proses contingency planning.
Setelah melakukan pengujian, perusahaan dapat mengevaluasi:
- Apakah setiap tim memahami perannya?
- Apakah sistem alternatif dapat digunakan?
- Apakah proses komunikasi berjalan sesuai rencana?
- Apakah ada proses yang masih bergantung pada satu sistem atau lokasi?
- Berapa lama proses penting dapat dipulihkan?
Hasil evaluasi tersebut kemudian dapat digunakan untuk memperbarui business continuity plan.
Peran Komunikasi dalam Business Continuity
Business continuity tidak hanya berkaitan dengan pemulihan sistem IT atau fasilitas perusahaan. Komunikasi juga perlu menjadi bagian dari perencanaan.
Ketika terjadi gangguan pada kantor, misalnya, karyawan mungkin harus bekerja dari lokasi lain. Namun, pelanggan tetap dapat membutuhkan bantuan dan menghubungi perusahaan.
Jika sistem komunikasi sepenuhnya bergantung pada infrastruktur fisik di kantor, gangguan pada lokasi tersebut berpotensi ikut memengaruhi kemampuan perusahaan untuk menerima dan melakukan panggilan.
Karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem komunikasi yang memungkinkan tim tetap menjalankan aktivitas bisnis dari lokasi berbeda.
Selain menjaga akses komunikasi, perusahaan juga perlu mempertimbangkan bagaimana data dari komunikasi tersebut tetap dapat digunakan.
Di sinilah teknologi conversation intelligence dapat memberikan fungsi tambahan. Data dari percakapan dapat dianalisis untuk membantu perusahaan memahami aktivitas komunikasi, pola percakapan, dan informasi yang muncul dari interaksi dengan pelanggan.
MiiTel sebagai Bagian dari Business Continuity Strategies
Dalam business continuity, perusahaan perlu memastikan proses bisnis yang penting tetap dapat berjalan ketika terjadi gangguan. Salah satunya adalah komunikasi, baik dengan pelanggan maupun antaranggota tim.
Misalnya, ketika kantor tidak dapat digunakan karena gangguan pada fasilitas atau kondisi darurat, aktivitas komunikasi tetap perlu berjalan. Tim customer service tetap perlu menerima pertanyaan pelanggan, sementara tim sales tetap perlu menghubungi prospek dan pelanggan.
Salah satu cara yang dapat dipertimbangkan adalah menggunakan sistem komunikasi berbasis cloud. Dengan sistem ini, aktivitas komunikasi tidak sepenuhnya bergantung pada perangkat telepon dan infrastruktur yang berada di satu lokasi fisik.
MiiTel Phone dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan tersebut. Sebagai cloud-based business phone, MiiTel memungkinkan perusahaan mengelola komunikasi bisnis melalui sistem berbasis cloud untuk berbagai aktivitas, termasuk panggilan sales dan customer service.
Selain menyediakan saluran komunikasi, MiiTel juga memiliki AI Voice Analytics yang dapat menganalisis percakapan dan mengubahnya menjadi data yang lebih terstruktur. Dengan begitu, perusahaan dapat tetap memiliki visibilitas terhadap aktivitas komunikasi, termasuk ketika tim bekerja dari lokasi yang berbeda.
Dengan menempatkan komunikasi sebagai salah satu bagian dari business continuity plan, perusahaan tidak hanya mempersiapkan cara untuk memulihkan operasional, tetapi juga mempertimbangkan bagaimana proses komunikasi penting tetap berjalan ketika terjadi gangguan.
Ingin mengeksplorasi solusi MiiTel untuk bisnis Anda? isi data diri Anda pada form di bawah ini untuk konsultasi dan demo gratis.
Fill in Your Details to Get a Free MiiTel Demo!
