5 Strategi Meningkatkan Direct Booking Hotel Lewat Telepon
Di tengah popularitas sistem Online Travel Agent (OTA), banyak calon tamu hotel yang tetap memilih menelepon langsung sebelum melakukan reservasi untuk memastikan ketersediaan kamar, menanyakan promo, atau melakukan negosiasi harga secara langsung.
Momen inilah yang seringkali menjadi penentu: apakah tamu akan booking langsung ke hotel atau justru beralih ke OTA.
Oleh karena itu, Anda perlu memiliki strategi khusus untuk meningkatkan direct booking hotel via telepon. Apa saja strateginya? Simak selengkapnya pada artikel ini!
Table of Contents
Keuntungan Sistem Direct Booking untuk Hotel
Pemesanan langsung atau direct booking memberikan keuntungan signifikan bagi hotel, antara lain:
- Peningkatan Keuntungan dan Margin
Hotel tidak perlu membayar komisi yang tinggi (biasanya 15-30%) kepada Agen Perjalanan Online (OTA) untuk setiap reservasi OTA.
- Kepemilikan Data tamu
Hotel juga dapat memiliki data tamu seperti email dan nomor telepon yang berguna untuk email marketing, membangun profil tamu, dan meningkatkan loyalitas. Tamu yang memesan langsung lebih mungkin kembali menginap karena hubungan yang terbangun lebih personal.
- Kontrol Penuh Branding, Harga, dan Manajemen Inventaris
Hotel juga memiliki kendali penuh atas harga, promosi, kebijakan pembatalan, dan memastikan pengalaman tamu yang konsisten. Selain itu, hotel juga dapat mengatur ketersediaan kamar secara real-time di website mereka sendiri tanpa tergantung pada sistem pihak ketiga.
- Komunikasi Langsung dan Personalisasi
Interaksi langsung memungkinkan hotel memberikan pelayanan yang dipersonalisasi sejak sebelum tamu datang, sehingga berpotensi meningkatkan review yang positif
Secara garis besar, dengan direct booking, hotel tidak hanya meningkatkan pendapatan, tetapi juga mengendalikan pengalaman tamu secara keseluruhan.
5 Strategi Meningkatkan Direct Booking Hotel Lewat Telepon
1. Sediakan Kontak dan Sistem Telepon yang Praktis
Pastikan Anda menyediakan kontak telepon yang mudah diakses oleh calon tamu hotel Anda. Terkadang, tamu enggan melakukan penelponan karena biaya telepon yang mahal dan kurang praktis.
Kini, Anda dapat mencoba mengoptimalkan MiiTel Scan to Call untuk layanan Anda. Solusi ini memungkinkan tamu untuk menghubungi hotel Anda tanpa pulsa hanya dengan klik link atau memindai QR khusus.
MiiTel Scan to Call didesain untuk memudahkan tamu agar tidak terbebani oleh biaya pulsa, termasuk untuk tamu mancanegara. Cara kerja MiiTel Scan to Call juga membantu mengurangi risiko salah sambung karena mengetik nomor telepon manual dan menjadi solusi praktis khususnya bagi tamu yang sibuk.
2. Kecepatan dan Keramahan
Selain dari sistem telepon yang praktis, kecepatan dan keramahan menjadi kesan pertama yang juga berdampak besar pada keputusan akhir tamu Anda. Pastikan staf reservasi mengangkat telepon sebelum dering ketiga agar tamu tidak menunggu terlalu lama.
Pastikan juga staf reservasi telah menerapkan standar sapaan yang telah ditetapkan hotel. Gunakan salam yang ramah, sebutkan nama hotel, nama, dan tawarkan bantuan.
Misalnya: “Selamat pagi, [Nama Hotel], dengan [Nama Staf Reservasi], ada yang bisa kami bantu?”
Selain dari apa yang diucapkan, pastikan juga cara pengucapan juga dilakukan dengan professional. Senyuman saat berbicara (smiling voice) juga akan terasa melalui nada suara, membuat penelepon merasa benar-benar dihargai.
Dengan MiiTel Phone, kepatuhan staf reservasi akan standar layanan di telepon dapat dipantau secara praktis. MiiTel otomatis merekam, menyediakan transkripsi, juga analisis percakapan seperti intonasi dan deteksi keyword secara otomatis. Ini memungkinkan hotel untuk mendapatkan insight terkait preferensi tamu dan performa staf reservasi secara lebih efektif.
3. Gunakan Teknik Komunikasi yang Proaktif
Pastikan Anda memberikan pelayanan terbaik dengan aktif mendengarkan dan mencatat kebutuhan tamu. Mulai dari tanggal, jumlah tamu, tipe kamar, dan informasi penting lainnya.
Anda juga dapat memberikan personalized service kepada tamu yang sudah pernah menginap dengan memberikan rekomendasi khusus. Tawarkan solusi dan rekomendasi secara tepat, lugas, dan solutif.
4. Komunikasikan Keuntungan Direct Booking secara Jelas
Ketika sistem, sapaan, dan informasi detail tamu telah ditanyakan. Kini adalah saat yang paling krusial, yakni konversi.
Anda perlu menjelaskan apa saja keuntungan direct booking via telepon, misalnya harga yang lebih murah, fleksibilitas pembatalan, atau free breakfast jika dibandingkan melalui Online Travel Agent (OTA). Jika ada, tawarkan juga paket spesial, seperti diskon couple, paket liburan, atau harga khusus long stay.
Berbicara via telepon menjadi strategi komunikasi yang unggul akan kecepatan, efektivitas untuk detail kompleks, sekaligus dapat menyampaikan emosi atau nada suara yang lebih personal dibandingkan pesan teks. Oleh karena itu, proses penawaran via telepon perlu dilakukan dengan cara yang strategis.
5. Pelatihan dan Persiapan Staf
Berikan pelatihan berkala untuk staf reservasi mengenai product knowledge (fasilitas kamar, hotel, area sekitar) dan teknik komunikasi yang efektif.
Anda juga dapat mengoptimalkan fitur AI Coaching di MiiTel Phone untuk mendapatkan evaluasi dan rekomendasi yang dipersonalisasi untuk setiap staf berdasarkan riwayat penelponan yang dilakukan.
Selain itu, siapkan juga panduan skrip telepon yang fleksibel untuk berbagai situasi, seperti reservasi baru, pertanyaan, hingga komplain.
Jika ada tamu yang sekadar bertanya, staf reservasi dapat menawarkan diri untuk menghubungi kembali jika terdapat harga yang lebih baik di kemudian hari sebagai strategi untuk memaksimalkan peluang konversi.
Dengan menerapkan strategi-strategi ini, hotel dapat menerima pesanan sekaligus membangun hubungan (engagement) yang meningkatkan kemungkinan tamu memilih hotel Anda dibandingkan kompetitor.
Tertarik mengeksplorasi solusi MiiTel untuk hotel Anda? Isi form di bawah ini untuk dapatkan Free Demo!
Fill in Your Details to Get a Free MiiTel Demo!
