7 Keunggulan Aplikasi Perkantoran Berbasis Cloud, Apa Saja?
Aplikasi berbasis cloud sudah menjadi andalan dalam kegiatan bisnis sehari-hari, mulai dari komunikasi, pencatatan data, project management, hingga pengelolaan operasional lintas tim.
Namun, apa sebenarnya aplikasi berbasis cloud itu? Sederhananya, aplikasi berbasis cloud adalah aplikasi yang dapat diakses dan berjalan via internet, bukan di-install secara lokal di komputer kantor.
Contoh aplikasi berbasis cloud di perkantoran adalah Google Workspace, Microsoft 365, serta aplikasi seperti Slack untuk komunikasi dan MiiTel untuk analisis interaksi bisnis.
Table of Contents
Apa keunggulan layanan aplikasi perkantoran yang berbasis cloud?
Berikut adalah beberapa keunggulan layanan aplikasi berbasis cloud untuk perusahaan
1. Aksesibilitas Mudah
Aplikasi berbasis cloud memiliki keunggulan dalam hal akses yang lebih fleksibel. Selama terhubung dengan internet, karyawan dapat mengakses dokumen dan data dari perangkat apa pun seperti PC atau smartphone tanpa bergantung dengan komputer di kantor. Ini memberikan fleksibilitas pada karyawan untuk bekerja di mana saja di lokasi yang berbeda.
2. Hemat Biaya
Sistem cloud juga unggul sebagai solusi yang lebih hemat biaya dibandingkan on-premise. Ini memungkinkan karena umumnya solusi cloud tidak memerlukan perangkat atau server fisik tambahan. Cukup menggunakan PC atau smartphone yang telah ada, sistem dapat berjalan tanpa ada biaya perawatan dan pemeliharaan.
3. Kolaborasi Real-Time
Kalau dulu file apapun harus di-print dulu lalu diserahkan untuk di-review, kini karyawan dapat lebih mudah berkolaborasi untuk mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan. Mulai dari menyusun dan mengedit laporan, hingga memberikan komentar tanpa perlu mengirim file berulang kali. Dengan kemudahan ini, jam kerja karyawan dapat dimanfaatkan secara lebih efektif dan produktif.
4. Skalabilitas
Karena sifatnya yang tidak bergantung dalam satu tempat, aplikasi cloud menjadi solusi yang lebih mudah diskalakan. Ini memudahkan perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan mereka sesuai dengan pertumbuhan bisnis, dari skala kecil hingga besar.
5. Keamanan data
Solusi cloud yang dapat diakses via internet tidak jarang menimbulkan kekhawatiran akan keamanannya. Namun kini dengan berbagai kemajuan yang ada, penyedia aplikasi cloud telah memiliki sistem keamanan tingkat tinggi, seperti enkripsi data (data encryption), backup otomatis, dan otentikasi dua faktor (Two-factor authentication/2FA), untuk melindungi data dari kehilangan atau akses tidak sah.
6. Pembaruan Otomatis
Aplikasi cloud biasanya diperbarui secara otomatis oleh penyedia layanan. Artinya, pengguna tidak perlu melakukan instalasi manual setiap kali ada perbaikan fitur atau peningkatan keamanan. Update dilakukan di background sehingga sistem tetap berjalan dengan lancar tanpa mengganggu pekerjaan. Dengan begitu, perusahaan bisa menggunakan versi layanan yang paling stabil dan up-to-date tanpa proses yang rumit.
7. Integrasi yang Lebih Mudah
Karena berjalan di internet, aplikasi cloud umumnya dirancang agar mudah terhubung dengan aplikasi lain seperti email, kalender, CRM, atau tools manajemen kerja. Integrasi ini membuat pertukaran data menjadi lebih cepat dan otomatis, sehingga karyawan tidak perlu berpindah-pindah aplikasi atau memasukkan data secara manual. Hasilnya, alur kerja lebih praktis dan efisien.
MiiTel: Solusi Cloud PBX Berbasis AI untuk Pengalaman Call Lebih Cerdas!
Sebagai aplikasi cloud untuk komunikasi bisnis, MiiTel memberikan pengalaman bekerja yang jauh lebih fleksibel.
Tim sales atau customer support bisa melakukan panggilan, mengakses rekaman, hingga melihat analisis performa dari perangkat apa pun tanpa harus berada di kantor.
Karena sepenuhnya berjalan di cloud, MiiTel tidak membutuhkan perangkat fisik tambahan, cukup laptop atau smartphone, sehingga perusahaan bisa menghemat biaya operasional sekaligus mengurangi effort IT.
Semua data percakapan terekam otomatis, dianalisis oleh AI, dan dapat ditinjau bersama tim untuk meningkatkan kinerja secara real-time.
Dari sisi keamanan, setiap rekaman dan transcript disimpan dengan enkripsi serta proteksi login berlapis. Perusahaan juga tidak perlu khawatir soal maintenance karena semua pembaruan dilakukan otomatis di belakang layar.
MiiTel juga mudah dihubungkan dengan berbagai aplikasi CRM dan tools perkantoran lain, membuat alur kerja lebih efisien dan data pelanggan tersentralisasi tanpa perlu pindah-pindah platform.
Studi Kasus: Anak Usaha Pelindo Modernisasi Komunikasi dengan MiiTel
Salah satu contoh penerapan nyata aplikasi perkantoran berbasis cloud dapat dilihat dari transformasi komunikasi yang dilakukan PT Multi Terminal Indonesia (MTI), anak perusahaan Pelindo yang beroperasi di berbagai wilayah, termasuk luar negeri dalam bidang logistik.
Tantangan: PABX Lama yang Tidak Lagi Memadai
Dengan operasional yang tersebar dan kebutuhan komunikasi intens, MTI mulai merasakan banyak keterbatasan pada sistem PABX konvensional mereka, antara lain:
- Tingginya biaya perawatan perangkat,
- Tidak adanya fitur recording maupun monitoring,
- Sulitnya melakukan skalasi ke banyak lokasi.
Kendala-kendala ini membuat perusahaan membutuhkan solusi komunikasi yang lebih modern, fleksibel, dan mudah dikembangkan.
Solusi: MiiTel Sebagai Cloud PBX Modern dengan AI Analytics
MTI memutuskan beralih ke MiiTel Phone, solusi VoIP berbasis cloud yang diperkaya dengan AI Analytics untuk kebutuhan layanan pelanggan dan koordinasi internal lintas wilayah.
Dengan sistem cloud, proses penggunaan menjadi jauh lebih sederhana: tidak memerlukan hardware tambahan, dapat diakses kapan pun, dan siap digunakan oleh tim dari lokasi mana saja. MTI tidak hanya mendapatkan solusi yang modern, tetapi juga fleksibel dan mudah di-scale sesuai pertumbuhan perusahaan.
Hasil dan Manfaat yang Dirasakan MTI
1. Peningkatan kualitas layanan & insight lebih mendalam
“Sejak menggunakan MiiTel sebagai solusi komunikasi bisnis, kami merasakan peningkatan yang signifikan terutama dalam kualitas interaksi dengan pelanggan. Fitur analitik percakapan MiiTel memberikan insight yang sebelumnya sulit kami dapatkan, sehingga evaluasi dan peningkatan kinerja tim dapat dilakukan lebih cepat dan terukur.”
— Asep Supriyadi, IT Manager PT Multi Terminal Indonesia
Melalui call recording, transcript otomatis, hingga analisis percakapan berbasis AI, MTI kini bisa mengontrol kualitas layanan dan mengambil keputusan berdasarkan data.
2. Pemanfaatan fitur-fitur MiiTel untuk modernisasi operasional
MTI memaksimalkan berbagai fitur MiiTel untuk mendukung operasional mereka, seperti:
- Call Recording & Analytics untuk menjaga kualitas layanan dan compliance
- Dashboard & Reporting untuk monitoring aktivitas panggilan secara real-time dan historis
- Call Routing & Extension Setup untuk memastikan alur panggilan lebih efisien, termasuk layanan 24/7
- Integrasi perangkat Grandstream untuk menggabungkan stabilitas perangkat fisik dengan kecerdasan cloud
- MiiTel Mobile App untuk mendukung mobilitas tim antarwilayah
3. Implementasi cepat dan layanan after-sales responsif
“Integrasi MiiTel yang fleksibel membuat proses implementasi berjalan lancar tanpa mengganggu aktivitas harian. Kualitas panggilan stabil dan dashboard monitoring yang intuitif sangat membantu manajemen menjaga standar layanan. Tim RevComm juga selalu responsif dan proaktif dalam setiap kebutuhan kami. Secara keseluruhan, MiiTel telah menjadi solusi komunikasi yang efektif dan memberikan nilai nyata bagi perusahaan.”
— Asep Supriyadi, IT Manager PT Multi Terminal Indonesia
Dengan dukungan teknis yang cepat dan sistem yang mudah diintegrasikan, MTI bisa beralih dari PABX lama tanpa hambatan, sekaligus mendapatkan efisiensi dan insight baru yang tidak mungkin dicapai dengan sistem konvensional.
Dapatkan Demo Gratis MiiTel dengan klik di sini atau isi data diri Anda pada form di bawah ini!
Fill in Your Details to Get a Free MiiTel Demo!
