Preview Dialer: Sistem Outbound Call Efektif untuk Bisnis
Panggilan keluar atau outbound call menjadi salah satu channel yang banyak optimalkan bisnis untuk berkomunikasi dengan prospek atau pelanggan. Mulai dari fungsi marketing, sales, customer service, hingga debt collection.
Tidak hanya sekedar berbicara di telepon, pada praktiknya, agent panggilan kerap disibukkan dengan tugas lain seperti mencari data pelanggan, mengetik nomor telepon secara manual, mencatat hasil percakapan, dan lain sebagainya. Tidak jarang hal ini justru mengurangi fokus agent saat berkomunikasi di telepon.
Banyak bisnis kemudian menggunakan sistem dialer seperti Auto Dialer dan Predictive Dialer, yakni sebuah sistem panggilan otomatis ke banyak kontak sekaligus.
Artikel ini akan memperkenalkan Anda pada Preview Dialer, sebuah sistem outbound call yang tidak hanya efektif, namun juga membantu agent tetap fokus dan menciptakan komunikasi yang lebih berkualitas.
Table of Contents
Apa itu Preview Dialer?
Preview dialer adalah sistem outbound call yang memungkinkan agent untuk meninjau data pelanggan sebelum melakukan panggilan. Dengan demikian, agent dapat mempelajari informasi tentang prospek atau pelanggan terlebih dahulu agar lebih siap saat berinteraksi.
Sistem ini akan mengirimkan data kontak kepada agent, sehingga agent tidak perlu lagi melakukan riset manual terkait kontak yang akan dihubungi. Melalui cara ini, agent dapat bekerja lebih efektif dan fokus meningkatkan kualitas interaksi.
Berbeda dengan sistem dialer lainnya yang melakukan panggilan otomatis, preview dialer memberikan agent kendali penuh kapan panggilan akan dilakukan. Dengan demikian, sebelum melakukan panggilan, agent dapat meninjau berbagai informasi seperti interaksi sebelumnya, riwayat akun, atau catatan CRM sebelum memutuskan apakah akan melanjutkan panggilan.
Preview dialer ideal digunakan untuk penjualan yang kompleks dan bernilai tinggi atau situasi di mana agent membutuhkan waktu untuk menyusun strategi sebelum berinteraksi dengan prospek.
Preview Dialer vs Predictive Dialer, Apa Bedanya?
Sederhananya, perbedaan predictive dialer dan preview dialer terletak pada fokus dan tujuannya. Predictive dialer fokus pada kecepatan dan volume panggilan, sementara preview dialer fokus pada kualitas dan personalisasi percakapan.
Predictive dialer memaksimalkan waktu bicara agent dengan menelpon banyak nomor secara otomatis dan hanya menghubungkan agent ke panggilan yang terjawab. Oleh karena itu, predictive dialer cocok untuk campaign dengan volume besar dengan kompleksitas rendah.
Sebaliknya, preview dialer menampilkan informasi kontak kepada agent sebelum panggilan dilakukan. Agent dapat membaca data kontak terlebih dahulu dan memutuskan kapan menelepon, sehingga percakapan dapat dilakukan secara lebih personal dan berkualitas.
Konteks | Predictive Dialer | Preview Dialer |
Metode Panggilan | Otomatis ke banyak nomor berdasarkan prediksi ketersediaan agent | Sistem menampilkan data kontak, lalu agent menentukan kapan panggilan dimulai secara manual |
Fokus | Mengutamakan volume panggilan dan waktu bicara agent | Mengutamakan kualitas percakapan, persiapan, dan pembangunan hubungan baik dengan prospek |
Penggunaan | Call center, debt collection, telemarketing B2C, follow-up leads massal | Sales B2B, high-profile account, customer success, interaksi kompleks |
Kontrol Agent | Kontrol rendah karena sistem menentukan kecepatan dan urutan panggilan | Kontrol agent tinggi karena agent menentukan kapan dan siapa saja yang akan dihubungi |
Kelemahan | Risiko abandoned calls lebih tinggi dan prospek bisa sempat menunggu sebelum tersambung ke agent | Volume panggilan lebih rendah dan waktu idle agent bisa lebih tinggi karena ada waktu persiapan |
Keuntungan Sistem Preview Dialer untuk Bisnis
1. Personalisasi Percakapan Lebih Mendalam
Preview dialer menampilkan informasi kontak sebelum panggilan dilakukan, seperti data CRM, riwayat interaksi, dan catatan internal. Dengan informasi ini, agen bisa menyesuaikan pendekatan komunikasi sesuai kebutuhan setiap prospek atau pelanggan. Hasilnya, percakapan terasa lebih relevan dan tidak generik.
2. Meningkatkan Efektivitas Penjualan dan Tingkat Konversi
Dengan waktu persiapan sebelum menelepon, agen dapat menyampaikan pitch yang lebih tepat, menjawab pertanyaan atau keberatan dengan lebih terstruktur, memberikan solusi yang lebih sesuai konteks Hal ini membantu meningkatkan tingkat konversi penjualan sekaligus kualitas layanan pelanggan.
3. Pengalaman Pelanggan yang Lebih Profesional dan Konsisten
Prospek cenderung lebih nyaman dan percaya berbicara dengan agent yang memahami interaksi mereka sebelumnya. Preview dialer membantu menciptakan percakapan yang lebih terarah, konsisten, dan profesional, sehingga meningkatkan kualitas pengalaman pelanggan.
4. Tidak ada Abandoned Call
Pada preview dialer, panggilan dilakukan secara manual setelah meninjau data kontak yang akan dihubungi. Hal ini memastikan tidak ada panggilan yang dijawab pelanggan tanpa tersambung ke agent, sehingga pengalaman pelanggan tetap terjaga.
5. Kualitas Kerja Lebih Baik
Karena preview dialer tidak melakukan panggilan secara otomatis, agent memiliki kontrol yang membantu untuk bekerja lebih terstruktur, mengurangi tekanan kerja, dan meningkatkan kualitas percakapan dibanding sistem dialer otomatis.
MiiTel Workspace: Platform Preview Dialer untuk Efektivitas Outbound Call
MiiTel Workspace adalah platform campaign management dengan preview dialer yang terintegrasi dengan MiiTel Phone. Beberapa fitur di dalamnya, seperti:
1. Preview Dialer (Manual Click-to-Call)
MiiTel Workspace menampilkan data customer sebelum panggilan dilakukan. Agen dapat melihat detail informasi customer terlebih dahulu, lalu memulai panggilan secara manual (bukan auto dialer).
2. Campaign Management
Platform mendukung pembuatan dan pengelolaan campaign, termasuk upload data campaign, assignment ke agent atau skill tertentu, serta pengaturan status campaign (running, pause, stop).
3. User, Role, and Skill Management
Workspace menyediakan pengaturan role (Admin, Supervisor, Agent) serta grouping agent berdasarkan skill atau tribe untuk memudahkan assignment campaign dan pengelolaan tim.
4. Customer Data Display dan Data Upload
Data customer ditampilkan saat call dengan field yang dapat dikustomisasi (misalnya nama, nomor telepon, ID customer). Data dapat diunggah melalui file (CSV/Excel) dan melalui API untuk integrasi dengan sistem eksternal.
Fill in Your Details to Get a Free MiiTel Demo!
