1. Tentukan anggaran Anda

Ada berbagai jenis CRM sistem dengan harga yang berbeda, mulai dari yang gratis hingga yang menawarkan paket premium dengan fitur lebih canggih. Oleh sebab itu, Anda perlu menyesuaikan harganya dengan budget yang telah dialokasikan.

Misalnya, jika Anda memiliki bisnis kecil, Anda mungkin tidak memerlukan CRM dengan fitur kompleks yang mahal. Justru, Anda bisa mempertimbangkan opsi yang lebih sederhana dengan paket gratis dan terjangkau untuk fitur lanjutan.

2. Buat daftar fitur yang wajib dimiliki

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda. Maka dari itu, cobalah membuat daftar fitur yang Anda anggap paling penting untuk menunjang operasional bisnis Anda. Beberapa fitur dasar yang umumnya penting termasuk manajemen kontak, otomatisasi pemasaran, pelacakan penjualan, dan laporan analitik. 

Contohnya, kalau bisnis Anda berfokus pada e-commerce, prioritaskan CRM sistem yang memiliki fitur integrasi dengan platform toko online. Lalu, apabila Anda menjalankan bisnis dengan banyak interaksi pelanggan melalui media sosial, pastikan CRM pilihan Anda memiliki fitur integrasi media sosial.

3. Konsultasikan dengan tim yang akan menggunakannya

Sebelum memilih CRM, ajak tim Anda berdiskusi. Sebab, merekalah yang akan menggunakan sistem tersebut sehari-hari, seperti tim penjualan, pemasaran, atau layanan pelanggan, memiliki perspektif yang berharga. Di sisi lain, memilih CRM sistem tanpa melibatkan tim bisa mengakibatkan ketidakcocokan dan menurunkan produktivitas.

Kuncinya, pastikan CRM yang dipilih bisa mendukung alur kerja mereka. Dengan demikian, Anda bisa memenuhi kebutuhan perusahaan sekaligus mempermudah pekerjaan tim Anda.

4. Pertimbangkan cakupan integrasinya

Berikutnya, pastikan CRM sistem yang Anda pilih bisa terintegrasi dengan sistem lain yang sudah digunakan dalam bisnis Anda. Contohnya, platform email, perangkat lunak akuntansi, atau aplikasi e-commerce. Alasannya, integrasi yang baik akan meningkatkan efisiensi karena semua sistem bekerja secara terpadu. Maka dari itu, cek kembali apakah CRM pilihan Anda memiliki API atau kemampuan integrasi dengan platform yang sudah ada.

5. Periksa kemudahan penggunaan dan akses layanan bantuannya

Kemudahan penggunaan adalah faktor penting yang tidak boleh diabaikan. Sistem CRM yang rumit bisa menghambat pekerjaan tim Anda dan memerlukan waktu pelatihan yang lama. Solusinya, pilihlah CRM sistem dengan tampilan yang sederhana dan intuitif agar tim Anda bisa cepat beradaptasi. 

Selain itu, periksa apakah vendor CRM tersebut menyediakan layanan dukungan pelanggan yang memadai, seperti dalam bentuk artikel tutorial, webinar, saluran telepon, atau live chat yang cepat.

6. Jadwalkan demo coba gratis

Banyak penyedia CRM menawarkan demo atau masa uji coba gratis. Nah, ini merupakan kesempatan baik untuk menilai apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan mengajukan pertanyaan, jika dibutuhkan. 

Jadwalkan demo dengan beberapa penyedia CRM yang masuk dalam pertimbangan, sehingga Anda dapat melihat langsung bagaimana sistem tersebut bekerja. Kemudian, gunakan semua fitur yang relevan dan catat seberapa lancar kinerjanya. Pastikan Anda benar-benar mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang bisa dilakukan CRM tersebut untuk bisnis Anda.