Apa itu Notulen Rapat? Contoh dan Tips Praktis Membuatnya
Notulen rapat atau yang juga populer disebut Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan yang dibuat selama rapat. Ini bukan berarti semua kata dalam rapat harus dicatat, melainkan fokus pada poin-poin penting yang dibahas. Oleh karena itu, notulen rapat harus dibuat secara ringkas dan jelas.
Umumnya, hal-hal yang dicatat dalam notulen rapat antara lain seperti:
- Agenda dan isu utama yang dibahas
- Usulan dan keputusan yang disepakati
- Rencana selanjutnya yang perlu dikerjakan
Pada rapat formal, umumnya seorang sekretaris atau asisten administrasi menjadi pihak yang ditunjuk dan bertanggungjawab untuk membuat notulen rapat.
Namun, pada format rapat yang informal seperti rapat tim, tugas ini bisa dibuat bergiliran atau tidak jarang setiap peserta inisiatif membuat catatan sendiri.
Meski demikian, seiring perkembangan teknologi, banyak bisnis kini beralih ke tools notulen rapat otomatis seperti MiiTel Meetings. Ini bertujuan agar peserta rapat dapat lebih fokus dan produktif, serta menjaga akurasi dan objektivitas catatan.
Table of Contents
3 Tips Praktis Membuat Notulen Rapat
Notulen Rapat atau Minutes of Meeting (MoM) bukan sekadar catatan rapat. Jika dibuat dengan benar, MoM bisa menjadi pegangan tim untuk mengeksekusi hasil rapat. Berikut tiga tips sederhana agar MoM lebih efektif dan bernilai.
- Fokus pada Hasil Rapat, Bukan Urutan Diskusi
Kesalahan umum dalam membuat notulen adalah menuliskannya seperti kronologi rapat. Padahal, yang paling dibutuhkan pembaca adalah apa yang diputuskan. Mulailah MoM dengan menuliskan keputusan utama agar hasil rapat dapat langsung dipahami, bahkan oleh orang yang tidak hadir.
Contoh:
Keputusan: Campaign Buy 1 Get 1 Free akan dimulai pada 15 April
Ubah Pembahasan Menjadi Action Item yang Jelas
Rapat yang efektif harus diikuti dengan action nyata. Karena itu, MoM sebaiknya tidak berhenti pada rangkuman diskusi, tetapi mencantumkan tugas lanjutan yang jelas. Pastikan setiap action item memiliki PIC dan deadline agar eksekusi berjalan lebih terarah.
Contoh:
Tugas: Menyusun konten landing page
PIC: Tim Marketing
Deadline: 20 April
Gunakan Notulen Otomatis agar Tidak Ada Poin yang Terlewat
Mencatat notulen secara manual sering membuat fokus terpecah antara mendengarkan dan menulis. Akibatnya, ada pembahasan penting yang terlewat atau tercatat kurang lengkap.
Dengan notulen otomatis, seluruh percakapan rapat direkam dan ditranskripsikan secara otomatis, sehingga MoM menjadi lebih lengkap, akurat, dan konsisten.
Notulen otomatis juga membantu:
- Menyusun ringkasan rapat secara instan
- Menangkap keputusan dan action item tanpa perlu mencatat manual
- Memudahkan tim meninjau ulang rapat kapan saja
Dengan bantuan notulen otomatis, tim bisa lebih fokus berdiskusi, sementara MoM tetap tersusun rapi dan siap digunakan sebagai panduan kerja.
Contoh Notulen Rapat Eksternal Tim Sales dengan Klien
Judul Rapat: Rapat Diskusi Kebutuhan PT Sejahtera Abadi & Presentasi Solusi MiiTel
Hari/Tanggal: Kamis, 13 Februari 2025
Waktu: 14.00 – 15.00 WIB
Tempat: Zoom Meeting
Peserta: Account Executive, Sales Engineer, Tim Manajemen Klien
Agenda dan isu utama yang dibahas
- Penyampaian kebutuhan bisnis klien terkait peningkatan performa tim sales.
- Kendala klien dalam memantau aktivitas dan hasil kerja tim sales.
- Diskusi solusi MiiTel yang dapat membantu monitoring dan pelaporan.
Usulan dan keputusan yang disepakati
- Klien tertarik mencoba solusi dengan fitur monitoring dan laporan otomatis.
- Diperlukan demo lanjutan agar solusi sesuai dengan proses bisnis klien.
- Proposal dan penawaran harga akan dikirim setelah demo.
Rencana selanjutnya yang perlu dikerjakan
- Tim sales menjadwalkan demo lanjutan dengan klien.
- Tim internal menyiapkan proposal dan quotation.
- Follow-up keputusan klien dilakukan setelah demo selesai.
Contoh Notulen Rapat Internal Tim Marketing
Judul Rapat: Rapat Evaluasi & Perencanaan Campaign Marketing 2026
Hari/Tanggal: Senin, 10 Desember 2025
Waktu: 10.00 – 11.30 WIB
Tempat: Zoom Meeting
Peserta: Head of Marketing, Digital Marketing Team, Content Team
Agenda dan isu utama yang dibahas
- Evaluasi performa campaign digital bulan sebelumnya.
- Traffic website meningkat, namun conversion rate masih rendah.
- Penentuan fokus campaign untuk bulan berikutnya.
Usulan dan keputusan yang disepakati
- Fokus campaign diarahkan ke lead generation berbasis konten edukasi.
- Channel utama yang diprioritaskan adalah LinkedIn dan email marketing.
- Landing page perlu dioptimalkan untuk meningkatkan conversion.
Rencana selanjutnya yang perlu dikerjakan
- Tim konten menyiapkan materi edukasi dan landing page baru.
- Tim digital menjalankan campaign LinkedIn Ads.
- Review performa campaign dilakukan pada rapat mingguan berikutnya.
MiiTel Meetings: Miliki Lebih dari Sekadar Notulen dari Setiap Meeting
1. Recording Meeting Online & Offline Otomatis
MiiTel Meetings memungkinkan Anda merekam meeting online di Google Meet, Zoom, dan Microsoft Teams hanya dengan mengundang bot ke ruang meeting. Nama bot dapat diubah sesuai keinginan pengguna. Anda juga dapat mengintegrasikan MiiTel Meetings dengan Google Calendar atau Microsoft Outlook agar bot otomatis masuk ke dalam meeting sesuai jadwal di kalender.
Tidak hanya secara online, Meeting offline pun bisa direkam lewat aplikasi MiiTel RecPod, dengan seluruh rekaman tersimpan otomatis di dalam satu platform terpusat tanpa membebani penyimpanan perangkat.
2. Transkripsi Meeting Otomatis (Speech-toText)
MiiTel Meetings juga akan secara otomatis menyajikan transkripsi suara ke teks dengan akurasi tinggi lengkap dengan timestamp dan pembicara. Transkripsi ini telah mendukung Bahasa Indonesia dan English serta mampu mendeteksi bahasa campuran.
3. Minutes of Meeting (MoM) Otomatis
Notulen rapat atau MoM yang dihasilkan di MiiTel Meetings dihasilkan secara otomatis dengan berbagai template yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan. Hasilnya dapat langsung disalin ke word atau dokumen lainnya.
4. Analisis Meeting
MiiTel Meetings tidak hanya menampilkan “apa” yang dibicarakan, namun juga “bagaimana” peserta rapat melakukan percakapan dalam meeting. Mulai dari kecepatan bicara, rasio antara bicara dan mendengarkan, durasi, hingga keyword-keyword yang diucapkan.
5. Sharing & Kolaborasi
Ingin membagikan hasil meeting ke pihak yang bukan pengguna MiiTel? Bisa! Tersedia fitur External Share Link yang memungkinkan pengguna membagikan hasil meeting dengan durasi yang disesuaikan. Pengguna juga dapat menambahkan komentar atau catatan pada rekaman meeting.
6. Upload Video Rekaman
Jika Anda memiliki video rekaman meeting lama sebelum menggunakan MiiTel Meetings, Anda dapat mengunggahnya ke MiiTel Meetings untuk melihat MoM, transkripsi, dan analisisnya secara otomatis.
7. Ask Copilot
Copilot adalah fitur add-on di MiiTel Meetings yang memungkinkan Anda melakukan tanya jawab interaktif dengan AI tentang isi meeting, layaknya menggunakan Chat GPT. Ini memudahkan Anda mencari informasi atau detail tertentu tanpa perlu mereview seluruh transkripsi. Anda juga bisa meminta dibuatkan berbagai hal, seperti ringkasan dalam bahasa lain, teks untuk follow-up meeting, dan lainnya.
Isi Data Diri Anda untuk Demo Gratis MiiTel Meetings!
