Outbound Call: Pengertian, Tantangan, dan Tips Sukses
Outbound call menjadi salah satu strategi yang digunakan tim sales untuk menjangkau calon pelanggan secara proaktif. Namun, performa outbound call di lapangan seringkali tidak setinggi yang dibayangkan. Dalam praktiknya, hanya sekitar 8-15% cold call yang benar-benar tersambung ke prospek.
Angka-angka tersebut menunjukkan bahwa outbound call bukan sekadar soal menelepon ke banyak nomor, melainkan strategi yang membutuhkan data yang tepat, pendekatan yang terstruktur, serta flow kerja yang efektif untuk memberikan hasil yang maksimal.
Artikel ini akan membahas apa itu outbound call, perbedaannya dengan inbound call, tantangan yang sering dihadapi, serta tips sukses untuk outbound call yang efektif.
Table of Contents
Apa itu Outbound Call?
Panggilan keluar atau outbound call adalah panggilan telepon yang dilakukan oleh perusahaan kepada prospek atau pelanggan untuk tujuan bisnis tertentu, seperti lead generation, penjualan, telemarketing, follow-up pelanggan, hingga menawarkan upgrade layanan.
Berbeda dengan inbound call yang menunggu pelanggan menghubungi perusahaan, outbound call adalah upaya proaktif dan umumnya menjadi bagian dari strategi marketing, sales, atau customer relationship dalam perusahaan.
Panggilan outbound biasanya dilakukan oleh agent sales atau customer service menggunakan daftar kontak yang sudah ada.
Apa Perbedaan Outbound Call dan Inbound Call?
Berikut beberapa perbedaan antara outbound call dan inbound call
Aspek | Outbound Call | Inbound Call |
Siapa yang mulai menelepon? | Perusahaan | Pelanggan |
Tujuan utama | Sales, lead generation, follow-up, promosi, survey, market research, appointment setting | Customer service, technical support, pemesanan, permintaan informasi, penyelesaian masalah |
Peran Bisnis | Proaktif (Mencari peluang bisnis) | Reaktif (menanggapi kebutuhan pelanggan) |
Skill Agent yang Dibutuhkan | Komunikasi aktif dan persuasif, negosiasi | Active listening, problem solving, product knowledge, empati, kesabaran |
Arah Panggilan | Keluar (Outgoing) | Masuk (Incoming) |
Contoh aktivitas | Cold call, telemarketing, follow-up leads | Customer Service, Helpdesk |
Metrik Utama (KPI) | Conversion rate, sales per agent, jumlah call (call volume) | First Call Resolution (FCR), Customer Satisfaction (CSAT) |
Tantangan dan Tips Sukses Outbound Call
1. Produktivitas Rendah karena Sistem Panggilan Tidak Efektif
Tidak jarang waktu agent habis bukan untuk berkomunikasi di telepon, melainkan karena banyak panggilan yang tidak tersambung, tidak terjawab, bahkan nomor tidak aktif.
Terlebih jika agent harus mengetikkan nomor telepon satu per satu secara manual, aktivitas panggilan menjadi tidak efektif.
Pada perusahaan, ini berdampak pada tingkat konversi yang rendah dan biaya operasional yang tinggi.
Tips:
- Tingkatkan kredibilitas dengan nomor telepon Premium Number
- Gunakan Auto Dialer atau Preview Dialer agar panggilan dapat dilakukan otomatis tanpa mengetik nomor manual.
- Filter nomor invalid otomatis agar fokus ke nomor yang dapat dihubungi
- Prioritaskan lead berkualitas dengan membuat call list berdasarkan lead score & pipeline
- Analisis jam efektif call dengan melihat heatmap untuk mengetahui waktu customer paling responsif
2. Data Pelanggan Tersebar di Banyak Platform
Data pelanggan yang perlu ditelepon seringkali tidak lengkap, tersebar, atau tidak kontekstual, sehingga agent sulit melakukan pendekatan yang personal dan relevan. Ini meningkatkan resiko prospek untuk menolak dengan cepat dan conversion rate rendah.
Tips:
- Satukan data customer dan dialer di satu platform agar agent tidak perlu membuka banyak platform
- Tampilkan riwayat percakapan customer agar agent tahu konteks sebelum berbicara
- Gunakan AI seperti Chat with Copilot untuk ringkas riwayat panggilan sebelumnya agar cepat memahami preferensi prospek
3. Workflow Agent Tidak Efektif
Tidak sekadar berbicara di telepon, agent outbound call kerap kali harus bekerja secara multitasking, di mana sembari berbicara di telepon, agent perlu berpindah dan memerhatikan antara CRM, dialer, dan tools reporting untuk melihat dan mencatat hasil call. Hal ini dapat membuat agent tidak fokus dan cepat merasa burnout.
Tips:
- Gunakan satu platform untuk call, data, dan report seperti MiiTel Workspace agar agent tidak perlu berpindah-pindah platform
- Catatan dan hasil call otomatis tercatat agar agent tidak perlu input manual
- Script call otomatis muncul agar agent tahu apa yang harus dibicarakan
MiiTel Workspace: Solusi Outbound Call Efektif dengan Preview Dialer
MiiTel Workspace adalah platform campaign management untuk outbound call dengan sistem preview dialer.
Platform ini terintegrasi dengan MiiTel Phone, sehingga dalam satu platform terpusat, agent dapat melakukan berbagai hal:
- Melihat data pelanggan
- Melakukan panggilan dengan click to call
- Mengisi hasil call
- Mengelola campaign
Dengan MiiTel Workspace, agent tidak perlu berpindah-pindah platform, sehingga dapat lebih fokus membangun percakapan yang berkualitas dan meningkatkan peluang closing.
Ingin konsultasi lebih lanjut? Isi form di bawah ini untuk dapatkan demo gratis MiiTel!
Fill in Your Details to Get a Free MiiTel Demo!
